Magazines | Vallei Business nummer 5 2018

Een evenement hangt meestal aan een speciale gelegenheid vast, dus moet het lopen als een trein en mag het aan niets ontbreken. Volgens JIJ Organiseren zit het verschil vooral in de details, dingen die in het draaiboek staan van een ervaren partij die anticipeert op valkuilen en altijd op een groot netwerk kan terugvallen. Zo wordt een evenement onvergetelijk in de positieve zin van het woord.

Volgens Carmen van den Dikkenberg, eigenaresse van JIJ Organiseren, schakelen bedrijven soms eigen medewerkers in om een grote activiteit op touw te zetten. Dat lijkt een goedkope oplossing, maar het brengt meer kosten met zich mee dan je als onder-nemer van tevoren inschat. De mensen die het moeten oppakken beschikken veelal niet over de juiste ervaring en een groot netwerk, dus zal het heel veel uren vergen om alles voor te bereiden. Vaak moet op het laatste moment of zelfs nog tijdens het evenement bijgestuurd worden om alles in goede banen te leiden, met het risico dat je de grip op de gang van zaken verliest. Wat doe je als ineens de stroom uitvalt? Als apparatuur dienst wei-gert? Als een spreker of artiest die je geboekt hebt niet komt opdagen of ter plaatse ineens onverwachte eisen stelt? Wij als professionele organisatie anticiperen op zulke valkuilen. Dat doen we vanuit inmiddels zestien jaar ervaring, mede in de congresbranche.

Ad hoc schakelen
Hoewel het volgens eventmanager Lonneke Valk in de meeste gevallen niet nodig blijkt, is JIJ Organiseren sterk in ad hoc schakelen op het moment dat omstandigheden ter plaatse veranderen of de opdrachtgever een aanpassing van het programma wil. Dat vraagt om een flexibele instelling, maar ook om een uitgebreid netwerk. Als ik nog even inhaak op het voorbeeld van apparatuur die ter plekke kapotgaat, dan bellen we onmid-dellijk een andere leverancier in de buurt, ook al gebeurt zoiets s avonds laat en/of in het weekend. 24-uurs bereikbaarheid geldt ook voor de dames zelf, die uiteraard niet altijd ter plekke aanwezig hoeven zijn. In alle gevallen werken we met een draaiboek, dat de opdrachtgever ruim van tevoren ontvangt. Daarin staan de kleinste details; juist de dingen die je niet over het hoofd mag zien. Die maken het verschil tussen een geslaagd evenement en een activiteit die wordt over-schaduwd door kleine foutjes met soms grote gevolgen. Bij iedereen moet de indruk blijven hangen dat alles klopt, van de aankleding tot en met de bewegwijzering. Als mensen niet precies weten waar ze moeten zijn, geeft dat al irritatie. Soms hangen we zelfs bordjes aan lantaarnpalen.

JIJ Organiseren, gevestigd in Veenendaal, bestaat in januari aanstaande tien jaar en kent ondertussen het klappen van de zweep. Van den Dikkenberg: Het begint met goed luisteren naar de opdrachtgever tijdens een eerste kennismaking. Dat betekent niet alleen de wensen inventariseren en feeling krijgen met het bedrijf, maar ook informatie inwinnen over de doelgroep waarop het evenement zich richt. Sommige klanten weten heel goed wat ze willen, anderen laten zich liever meenemen in de meest passende mogelijkheden. Zo gebeurt het vaak dat we enkele verschillende voorstellen maken om uit te kiezen. Een mix daarvan kan natuurlijk ook. De mogelijkheden zijn oneindig, dankzij ons brede netwerk van partners, zoals sprekers- en entertainmentbureaus, cate-raars, decorateurs en uiteraard locaties en accommodaties. Vanuit de congresbranche heb ik ervaren dat een evenement pas echt een toegevoegde waarde biedt wanneer je er een inhoudelijke lading aan geeft. Beleving

met een boodschap. Een even mooie als confronterende aangelegenheid betrof de bijeenkomst Hoop & Vrees, geconcentreerd op borstkanker. Tot de sprekers behoorden medici met verschillende specialismen, maar ook Berdien Stenberg hield een woordje, van-uit haar eigen ervaring met de ziekte. Daarna speelde ze een muziekstuk, waarmee ze de aanwezigen nog meer raakte.

Aandacht voor klimaatverandering
Om tastbaar te maken wat JIJ Organiseren zoal aan evenementen verzorgt laten we wat voorbeelden de revue passeren. Voor het 50-jarig jubileum van Van Schuppen Makelaars bouwen we een kerstmarkt op, compleet in de traditionele Duitse setting met huisjes, skis, verlichting, een stal, een Kerstman en elfjes, vertelt Valk. Van de winterse sferen maakt ze een sprongetje naar ijsberen, vanuit een heel andere gedachte: in opdracht van Warmtebedrijf Ede tijdens de lokale Heidetocht aandacht vragen voor de klimaatverandering. We lieten mensen in een ijsberenpak rondlopen en zetten elektrische voertuigen in, gewrapt in Noordpool-stijl. Om de boodschap te benadrukken, werd een gadget weggegeven in de vorm van een pot-lood - zonder plastic natuurlijk - met daarin zaadjes om te planten. Duurzaamheid begint zich sowieso steeds meer tot een trend te ontwikkelen in de evenementenbranche. Wij spelen daar actief op in met materialen, tech-nologie, eten, keuze van de leveranciers en informatievoorziening. We hebben ons bezig gehouden met de eerste FoodValley-editie van DOE oftewel Duurzaam Ondernemen Event, samen met de werkgroep. Dit was een beurs met expositie van producten en diensten op dit gebied, waar we veel rele-vante subthemas naar voren brachten. De innovatieve architect Thomas Rau trad als spreker op.

Hilarisch

Bij andere evenementen staan juist een heuglijk feit en een feestelijk karakter voor op. Toen een bedrijf twee jaar geleden op het punt stond om te verhuizen, mochten we een aantal weken eerder voor deze klant al een eindejaarsfeest in het toekomstige pand organiseren, om zo de relaties en medewer-kers alvast een voorproefje van de nieuwe locatie te geven, zegt Van den Dikkenberg. Alles was nog leeg, dus hebben we het te gebruiken gedeelte compleet ingericht met een restaurant en daarnaast een feestzaal. Mooi opgedekte tafels, verlichting, ballonnen met de namen van de aanwezigen erop, een deejay, een led-danseres, live cooking; het zag er fantastisch uit. Vooraf maakten we uitnodigingen in de vorm van puzzels, die steekwoorden rondom het bedrijf bevatten. Ze leverden geweldige reacties op. Een westernfeest op een ranch in Hendrik Ido Ambacht, een verrassingstrip naar Rome, JIJ Organiseren draait er zijn hand niet voor om en weet ook in het buitenland zijn weg te vinden, met hulp van lokale partners. Voor een andere klant luidde de opdracht een tweedaagse activiteit neer te zetten waaraan iedereen nog lang en lachend zou terugden-ken. Uiteindelijk kwam het gezelschap in Gent terecht, waar een workshop line dance op het programma stond, als onderdeel van een weekend met talloze activiteiten. Een hilarische ervaring, met al die cowboyhoeden en boerenzakdoeken. De één beweegt duide-lijk makkelijker dan de ander

Speciaal tintje
Dit jaar leverde JIJ Organiseren een uit-gebreide bijdrage aan het Zomerfestival Veenendaal, dat zelfs RTV Utrecht haalde. Valk somt wat activiteiten op: Een gan-zenfanfare, een driemans dixieband, een buitenfilm. In het kader van de wielerronde Veenendaal-Veenendaal Classic kregen we de opdracht van de organisatie om in Theater De Lampegiet een vipterras in te richten, als gelegenheid om sponsoren, genodigden en vrijwilligers in de watten te leggen. Elementen als een BMX-demo en kleuren van de verschillende Tour de France-truien op de palen buiten zorgden voor een speciaal tintje. Je ziet een rode draad in alles wat we organiseren: mensen een bijzondere dag bezorgen en tegelijkertijd een boodschap uitdragen. Dat geeft ons heel veel energie en voldoening.

www.jijorganiseren.nl

delen: