Het nieuwe werken

Magazines | Vallei Business nr 4 2012

Het Nieuwe Werken – Nieuwe kantoren?

Je kunt tegenwoordig geen magazine meer openslaan of er staat wel een artikel in over Het Nieuwe Werken (HNW). Dat wordt door veel mensen die er verstand van zeggen te hebben, nog steeds gepresenteerd als een ware revolutie op kantorengebied, alleen te vergelijken met de industriële revolutie. In de praktijk valt het met die revolte echter nogal mee – behalve in de moderne kantoorinrichting.

De term Het Nieuwe Werken is al twee decennia oud, maar nog steeds niet achterhaald. Want er vinden telkens weer nieuwe ontwikkelingen plaats die de benaming rechtvaardigen. Het probleem is dan echter: hoe noemen we de jongste ontwikkeling? Het Nieuwste Werken? Het Allernieuwste Werken? Het Nog Nieuwere Werken?

Allereerst, een definitie van HNW met een korte beschrijving:

• plaats- en tijdsonafhankelijk werken

Je kunt tegenwoordig overal werken (waar wifi is) en wanneer jou dat uitkomt;

• management op prestatie

Niet meer volgens aanwezigheidscontrole, maar op het op tijd af hebben van projecten;

• het kantoor krijgt een geheel andere inrichting

In plaats van hokjes (cubicles) of rijen dezelfde bureaus, een soort halfopen kantoortuin met taakgerichte ruimtes;

• samenwerken in teams

Veel meer gezamenlijke, afdelingsoverschrijdende projecten in plaats van individueel stukjes van een groter, voor dat individu onzichtbaar geheel.

• managers zijn teamleiders en zitten dus tussen hun medewerkers in plaats van afgezonderd in aparte kantoren.

Natuurlijk zijn er waarschijnlijk wel meer aspecten te noemen, dat is afhankelijk van de organisatie (cultuur zowel als type) die HNW wil invoeren.

Communiceren

Als we nu even terugkijken, kunnen we het begin van HNW (laten we het maar bij die term houden) vastleggen op de ontwikkeling van alternatieve manieren van communiceren. En daarmee is het magische woord genoemd: communicatie. Want uiteindelijk hebben die nieuwe communicatiemiddelen bovengenoemde eigenschappen van HNW grotendeels gefaciliteerd. Dat begon misschien al met de telegraaf: je hoefde niet meer perse oog in oog te staan met de gesprekspartner. De komst van telefoon, telex en fax maakten de communicatie nog gemakkelijker en sneller: met de fax kon je zelfs foto’s versturen. Toen de e-mail en het internet ten tonele verschenen, ging het allemaal nog sneller en makkelijker, en tegenwoordig hebben we videoconferencing in een zodanig hoge kwaliteit beeld en geluid dat je je echt in één kamer waant met de gesprekspartner, ook al zit die aan de andere kant van de wereld.

Waar het op neer komt, is dat je dus niet meer in diezelfde ruimte hoeft te zijn om een conversatie (of vergadering) te houden. Met andere woorden: je bent niet meer gebonden aan een kantooromgeving om productief te zijn voor een organisatie.

Werknemer wordt

ondernemer

Daarnaast vonden er allerlei sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen plaats: mensen werden mondiger, vrijer en zelfstandiger in het uitvoeren van de taken. De moderne werknemer is een ondernemer geworden, en hoe meer ondernemers je in je organisatie hebt, hoe hoger de prestaties. Die moderne werker bepaalt zelf wanneer en waar hij werkt, en dat blijkt steeds minder op een kantoor te zijn – want daar hoeft hij of zij immers niet meer perse aanwezig te zijn dankzij technologische ontwikkelingen als de smartphone, tablet en internet. Toch hecht men veel waarde aan het samenkomen, het gezamenlijk doorspreken van zaken in een ‘live’ vergadersfeer. Dat geldt niet alleen voor het management (de nodige controle over de voortgang van de projecten), maar ook voor de medewerkers zelf. Men wil de collega’s zien, met hen praten, overleggen, het gevoel hebben dat men ergens bij hoort. Het kantoor is dan een ontmoetingsplek.

Maar niet iedereen kan overal en altijd werken: het is niet voor iedere medewerker geschikt, noch voor iedere organisatie. Denk aan zeer vertrouwelijke informatie die men liever niet via het internet communiceert, ondanks allerlei beveiligingsmaatregelen zoals inlogcodes en encryptie. Dit betekent dat er in één organisatie mensen kunnen werken die wel, en mensen die niet aan HNW doen. En dat heeft nogal wat consequenties voor de inrichting van dat moderne kantoor.

Drie werkplekken

In feite zijn er tegenwoordig, dankzij HNW, drie plekken te definiëren waar men werkt: ten eerste natuurlijk het kantoor, ten tweede is er de thuiswerkplek, en ten derde de aanlandplek, en die kan dus overal zijn, bijvoorbeeld in het park, in een zogenoemd horekantoor (een café of hotel dat een zone of ruimte heeft gereserveerd als werkomgeving) of een compleet gefaciliteerde werkplek zoals Seats2Meet of Regus die aanbieden. Met name de laatste vorm komt men steeds vaker tegen, er blijkt een groeiende markt voor te zijn. Er zijn zelfs organisaties die hun leegstaande vierkante meters ingericht houden als volwaardig kantoor en werkplekken en ruimtes per uur of dagdeel verhuren aan bijvoorbeeld zzp’ers. Zo houd je toch nog voordeel aan je leegstaande meters, en als het weer beter gaat met de economie en je weer wilt uitbreiden, is dat snel geregeld.

De thuiswerkplek wordt steeds vaker goed, dat wil zeggen arbotechnisch en ergonomisch verantwoord, ingericht, zij het over het algemeen gezelliger (huiselijker) dan dit op het ‘echte’ kantoor het geval is. Dat hangt er ook grotendeels vanaf of de werkgever die thuiswerkplek (deels) financiert dan wel faciliteert – er zijn namelijk ook organisaties die de medewerkers thuis dezelfde voorzieningen bieden als op kantoor.

Akoestiek

Dat kantoor heeft de afgelopen decennia een enorme verandering ondergaan waar het de inrichting betreft. Weg met de cubicles, leve de kantoortuin. Maar de geheel open ruimte bleek niet te werken – letterlijk. Want men had geluidsoverlast van elkaar: de akoestiek was het grootste probleem. Maar terug naar de hokjes wilden we ook niet. Uiteindelijk kwam men tot de ontwikkeling van zogeheten zones. Die open ruimte bleef, maar werd verdeeld door middel van de creatie van hoekjes waar men, dankzij scheidingswanden, plantenstellages of archiefkasten (met geluiddempende afwerking) tamelijk afgezonderd kon overleggen zonder de andere medewerkers te storen. Dat werkte redelijk, maar was nog niet optimaal.

Het idee van die afzondering zonder terugkeer naar de hokjes werd verder doorontwikkeld: het concept van de taakgerichte ruimtes kwam in zwang. Die ontwikkeling was natuurlijk logisch: er waren immers allang aparte koffiecorners, vergaderruimtes en spreekkamers waar cliënten werden ontvangen. Vervolgens werden er aparte ruimtes ingericht waar men kon bellen, kort kon overleggen, langere vergaderingen kon houden, kon loungen, geconcentreerd kon werken of kon brainstormen. Die ruimtes waren dan voor de ‘vaste’ werknemers, degenen die eigenlijk de gewone kantoortijden aanwezig waren. Voor de tijdelijk aanwezige werknemer (bijvoorbeeld een vertegenwoordiger) werden aanlandplekken gecreëerd, veelal benches waar meerdere mensen naast elkaar even (maximaal 2 uur, volgens arbo-normen) konden werken.

Zitzakken

Maar het moderne kantoor is al enige tijd op deze manier vormgegeven. Overal in het land zijn daarvan voorbeelden te vinden. Wat nog redelijk nieuw is, zijn de meubels die speciaal zijn ontworpen om in dergelijke taakgerichte ruimtes te worden geplaatst. En dan hebben we het niet over de zitzakken die zogenaamd creatief denken moeten stimuleren maar waar eigenlijk niemand echt lekker op kan zitten werken. Elke ergonoom of fysiotherapeut kan namelijk vertellen dat voor elke kantoortaak de medewerker in feite een andere, op die zithouding afgestemde, zitvoorziening moet hebben. We vermijden bewust het woord stoel, want er zijn veel soorten zitvoorzieningen, van kniestoel tot bal, van 24-uursstoel tot lounger. Telefoneren doe je namelijk in een andere houding dan schrijven of typen. En er zijn maar heel weinig bureaustoelen die alle zithoudingen, gekoppeld aan de verschillende taken, optimaal faciliteren. Nog maar afgezien van het feit dat de meeste kantoormedewerkers niet weten hoe ze hun bureaustoel kunnen afstellen op hun individuele lichaamseigenschappen (lengte, gewicht). Idealiter zijn er dus op elke verschillende werkplek verschillende stoelen te vinden.

Na de bureaustoel is het werkblad het tweede belangrijke element van de werkplek. Dit blad moet elektrisch in hoogte verstelbaar zijn, in het geval van benches dus ook afzonderlijk per werkplek. Voor de individuele werkplekken zijn zit-statafels geschikte oplossingen. Want bewegen is belangrijk, zeker bij een zittend beroep. Dynamisch werken heet dat dan.

Verlichting is een derde element, maar helaas krijgt dat vaak te weinig aandacht. In het ideale geval is die lichtvoorziening individueel te regelen qua lichtsterkte – oudere werknemers hebben een hogere lichtsterkte nodig dan jongere.

Voor wat betreft de andere voorzieningen op de verschillende werkplekken kunnen we nog enkele pagina’s vullen, maar daar zijn vakbladen voor.

Het Nieuwe Werken heeft de inrichting van veel kantoren voor een groot deel veranderd. Lang niet alle kantoren zijn nu HNW-proof, en op dit moment bestaan de traditionele en de nieuwe vormen naast elkaar. Sommigen beweren dat dit is omdat de zogenoemde babyboom-generatie wil vasthouden aan traditionele manieren van werken (van 9 tot 5, aan een vaste werkplek) maar dat is nooit bewezen door onderzoeken. Of de inrichting volgens HNW uiteindelijk overal zal worden doorgevoerd, is te betwijfelen. Want niet iedereen en niet elke organisatie wil of kan overgaan op HNW. Maar dat de kantoorinrichtingsbranche een dynamische wereld is, staat wel vast. Want men is er wel achter (dankzij allerlei onderzoeken) dat de inrichting van de kantooromgeving een duidelijke invloed heeft op de medewerkers in die ruimtes. Die invloed kan dan maar beter positief zijn.

office

delen:
Algemene voorwaarden | privacy statement Hosted by