Magazines | Vallei Business nr 1 2011

Omgaan met de pers

Elke ondernemer heeft wel eens met de pers te maken. De een wordt geïnterviewd door een journalist van de lokale krant, terwijl de ander ervoor kiest om zelf de publiciteit via een magazine op te zoeken. In beide gevallen is het belangrijk om goed voorbereid te zijn zodat de informatie helder, duidelijk en juist geïnterpreteerd in de media komen te staan. De redactie zette een aantal tips en aandachtspunten voor u op een rij.

De meeste bedrijven hebben een eigen persvoorlichter, of een ander persoon die regelmatig nieuwsberichten en andere informatie over het bedrijf naar buiten brengen. Het is belangrijk dat er intern goed wordt gecommuniceerd over wat voor informatie er precies naar buiten mag en kan worden gebracht. Er moeten dus als eerste duidelijke afspraken worden gemaakt over de persvisie van het bedrijf.

Nieuwswaarde

Boodschappen moeten een bepaalde nieuwswaarde hebben om interesse te kunnen genereren van de media. Vaak is het zo dat een initiatiefnemer zijn of haar verhaal zeer interessant vindt terwijl dit voor anderen niet zo is. Durf dus kritisch te zijn en vraag uzelf af of uw nieuwsitem een bepaalde doelgroep kan boeien. Het is echter wel eenvoudig om boodschappen extra cachet mee te geven. Door op correcte wijze uitspraken van directeuren of experts aan te halen, of onderzoeksresultaten in de boodschap te verwerken. Ook maken aspecten zoals afwijking, inspelen op de actualiteit, de afzender, aantallen en impact op de lezer een persbericht al snel tot een nog interessanter nieuwsitem.

Juiste media

Naast een duidelijke, interessante boodschap met nieuwswaarde is het van belang dat de juiste media wordt ingeschakeld. De keuze hiervan hangt af van het publiek dat u wilt bereiken.

Lokale media hebben over het algemeen een kleine redactie en een grote oplage. De kans is groot dat een opvallende actie, een wedstrijd of een mooi fotomoment daar aandacht krijgt. Regionale media peilen het nieuws op regionale waarde en interesse, terwijl vakbladen vaak geïnteresseerd zijn in branchegerelateerde onderwerpen. Voor nationale media geeft het nationaal belang de doorslag. Houd bij alle media in de gaten dat timing heel belangrijk is. Deadlines voor weekbladen liggen immers heel anders dan die voor radio of televisie.

Persberichten

Of het nu gaat om een fotomoment of een persconferentie, mediamomenten worden altijd aangekondigd met een persbericht. Het schrijven van een goed persbericht is een kunst. Het voldoet aan de volgende regels: kort en zakelijk en met een lengte van maximaal één A4. Een persbericht bestaat daarnaast uit drie delen: een titel en ondertitel, een teaser en een body. Achteraan het persbericht staan de contactgegevens. Titel en ondertitel moeten aantrekkelijk zijn en bij voorkeur niet langer dan vijf woorden. Bovendien moet het beknopt de inhoud weergeven van het persbericht. De teaser moet een antwoord bieden op de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Het belangrijkste nieuws wordt in de teaser gezet op een aantrekkelijke manier. Journalisten moeten het gevoel krijgen dat het bericht belangrijk is. De rest van de informatie komt in de bodytekst te staan. Meestal gaat het over een toelichting op de zaken die in de teaser voorkomen. Houd er rekening mee dat de journalist ook ’s avonds werkt en u daarom altijd bereikbaar moet blijven. Vermeld dus bij voorkeur uw mobiel nummer bij de contactgegevens.

Interview

Wanneer een nieuwsitem de aandacht heeft getrokken, of wanneer u zelf heeft besloten de media op te zoeken, kan er een interview volgen. Een goed interview vereist een goede voorbereiding. Daarom is het belangrijk dat u een checklist opstelt. Een mogelijke checklist zou kunnen zijn:

- Onderhandel vooraf over inzage/goedkeuring

- Zoek uit hoe het medium nieuws brengt. Kritisch, informatief, of juist sensationeel?

- Noteer de kernpunten van uw betoog

- Zijn er feiten die u absoluut wilt vermelden?

- Welke sprekende voorbeelden kunt u ter illustratie aanhalen?

- Verzamel achtergrondinformatie per deelonderwerp waarover u zal spreken.

- Welke argumenten kunt u gebruiken om te overtuigen?

- Welke element bieden de journalist nieuwswaarde?

- Is uw betoog te begrijpen door een buitenstaander?

- Zoek een oneliner: een korte, krachtige en originele zin die heel goed weergeeft wat u bedoelt.

- Laat de leiding van het gesprek niet als vanzelfsprekend over aan de journalist.

- Ga niet gissen als u het antwoord op een vraag niet weet.

- Laat u niet provoceren, maar blijf rustig.

- Lieg NOOIT! Wilt u echter niet alles vertellen, dan kunt u partiële info meedelen.

Ten slotte kan het handig zijn om voor uzelf een communicatiekalender op te stellen voor het hele jaar. Het vormt een mooi overzicht van wanneer u welke contactmomenten met de pers wilt creëren. Dat kan in de vorm van een persbericht, een evenement of een artikel in de krant. Speel daarbij in op nieuws en ontwikkelingen, zoals een jubileum, of de start van een nieuw project. Plan de publiciteit zodanig dat uw organisatie regelmatig in het nieuws komt. Maar bovenal: zorg er steeds voor dat uw uitingen ook aansluiten bij de interesses van de pers en het beoogde publiek.

Bronnen: www.secrepedia.nl

www.g-o.be, www.managementsite.nl

Vooraf

• Stel de doelstelling van het bedrijf vast;

• Maak een inventarisatie van alle facetten van het bedrijf;

• Bepaal welk publiek of doelgroep u wilt bereiken;

• Bepaal welke kernboodschappen naar buiten worden gebracht;

• Stel een (pers)woordvoerder aan en communiceer dit naar de rest van het bedrijf;

• Leer de namen van vaste journalisten/redacteuren die over u schrijven, kennen;

• Bel onbekende journalisten/redacteuren terug;

• Registreer welke verslaggever betrouwbaar is;

• Maak een lijst van alle sluitingsdata van kranten en tijdschriften.

De meeste bedrijven hebben een eigen persvoorlichter, of een ander persoon die regelmatig nieuwsberichten en andere informatie over het bedrijf naar buiten brengen. Het is belangrijk dat er intern goed wordt gecommuniceerd over wat voor informatie er precies naar buiten mag en kan worden gebracht. Er moeten dus als eerste duidelijke afspraken worden gemaakt over de persvisie van het bedrijf.

Nieuwswaarde

Boodschappen moeten een bepaalde nieuwswaarde hebben om interesse te kunnen genereren van de media. Vaak is het zo dat een initiatiefnemer zijn of haar verhaal zeer interessant vindt terwijl dit voor anderen niet zo is. Durf dus kritisch te zijn en vraag uzelf af of uw nieuwsitem een bepaalde doelgroep kan boeien. Het is echter wel eenvoudig om boodschappen extra cachet mee te geven. Door op correcte wijze uitspraken van directeuren of experts aan te halen, of onderzoeksresultaten in de boodschap te verwerken. Ook maken aspecten zoals afwijking, inspelen op de actualiteit, de afzender, aantallen en impact op de lezer een persbericht al snel tot een nog interessanter nieuwsitem.

Juiste media

Naast een duidelijke, interessante boodschap met nieuwswaarde is het van belang dat de juiste media wordt ingeschakeld. De keuze hiervan hangt af van het publiek dat u wilt bereiken.

Lokale media hebben over het algemeen een kleine redactie en een grote oplage. De kans is groot dat een opvallende actie, een wedstrijd of een mooi fotomoment daar aandacht krijgt. Regionale media peilen het nieuws op regionale waarde en interesse, terwijl vakbladen vaak geïnteresseerd zijn in branchegerelateerde onderwerpen. Voor nationale media geeft het nationaal belang de doorslag. Houd bij alle media in de gaten dat timing heel belangrijk is. Deadlines voor weekbladen liggen immers heel anders dan die voor radio of televisie.

Persberichten

Of het nu gaat om een fotomoment of een persconferentie, mediamomenten worden altijd aangekondigd met een persbericht. Het schrijven van een goed persbericht is een kunst. Het voldoet aan de volgende regels: kort en zakelijk en met een lengte van maximaal één A4. Een persbericht bestaat daarnaast uit drie delen: een titel en ondertitel, een teaser en een body. Achteraan het persbericht staan de contactgegevens. Titel en ondertitel moeten aantrekkelijk zijn en bij voorkeur niet langer dan vijf woorden. Bovendien moet het beknopt de inhoud weergeven van het persbericht. De teaser moet een antwoord bieden op de vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Het belangrijkste nieuws wordt in de teaser gezet op een aantrekkelijke manier. Journalisten moeten het gevoel krijgen dat het bericht belangrijk is. De rest van de informatie komt in de bodytekst te staan. Meestal gaat het over een toelichting op de zaken die in de teaser voorkomen. Houd er rekening mee dat de journalist ook ’s avonds werkt en u daarom altijd bereikbaar moet blijven. Vermeld dus bij voorkeur uw mobiel nummer bij de contactgegevens.

Interview

Wanneer een nieuwsitem de aandacht heeft getrokken, of wanneer u zelf heeft besloten de media op te zoeken, kan er een interview volgen. Een goed interview vereist een goede voorbereiding. Daarom is het belangrijk dat u een checklist opstelt. Een mogelijke checklist zou kunnen zijn:

- Onderhandel vooraf over inzage/goedkeuring

- Zoek uit hoe het medium nieuws brengt. Kritisch, informatief, of juist sensationeel?

- Noteer de kernpunten van uw betoog

- Zijn er feiten die u absoluut wilt vermelden?

- Welke sprekende voorbeelden kunt u ter illustratie aanhalen?

- Verzamel achtergrondinformatie per deelonderwerp waarover u zal spreken.

- Welke argumenten kunt u gebruiken om te overtuigen?

- Welke element bieden de journalist nieuwswaarde?

- Is uw betoog te begrijpen door een buitenstaander?

- Zoek een oneliner: een korte, krachtige en originele zin die heel goed weergeeft wat u bedoelt.

- Laat de leiding van het gesprek niet als vanzelfsprekend over aan de journalist.

- Ga niet gissen als u het antwoord op een vraag niet weet.

- Laat u niet provoceren, maar blijf rustig.

- Lieg NOOIT! Wilt u echter niet alles vertellen, dan kunt u partiële info meedelen.

Ten slotte kan het handig zijn om voor uzelf een communicatiekalender op te stellen voor het hele jaar. Het vormt een mooi overzicht van wanneer u welke contactmomenten met de pers wilt creëren. Dat kan in de vorm van een persbericht, een evenement of een artikel in de krant. Speel daarbij in op nieuws en ontwikkelingen, zoals een jubileum, of de start van een nieuw project. Plan de publiciteit zodanig dat uw organisatie regelmatig in het nieuws komt. Maar bovenal: zorg er steeds voor dat uw uitingen ook aansluiten bij de interesses van de pers en het beoogde publiek.

Bronnen: www.secrepedia.nl

www.g-o.be, www.managementsite.nl

Extra aandachtspunten

bij persberichten;

• Houd de teaser simpel: behandel maar één onderwerp;

• Maak de zin actief. Niet: “De prijs zal worden uitgereikt’, maar ‘De organisatie reikt de prijs uit’;

• Houd de toon neutraal, maak er geen wervende reclametekst van;

• Vermijd woorden met een negatief waardeoordeel zoals zwartwerkers, buitenlanders;

• Bedenk welke tekststructuur u zal hanteren;

• Maak een persbericht nooit langer dan één pagina;

• Geef feiten, geen persoonlijke meningen;

• Spreek namens het bedrijf, nooit voor of over anderen;

• Vermeld de bedrijfsnaam niet te vaak, dit is erg storend;

• Vertel de waarheid;

• Wees positief. Een defensieve reactie of aanval op de journalist levert niks op;

• Wees bereid toe te lichten. Vermijd ‘geen commentaar’.

delen: