Notariskantoor Novia: Duidelijke afspraken, menselijke aandacht

Magazines | Vallei business nummer 6 2017

Notariskantoor Novia gaat zich meer op zakelijke markt toespitsen Duidelijke afspraken, menselijke aandacht

Bijna een jaar na de overname door Saskia Koppert-Lucassen onderging Notariskantoor Vinke in Veenendaal een naamsverandering. Het heet sinds 8 juni Notariskantoor Novia en zal zich met een team van twaalf mensen meer dan ooit op de zakelijke markt gaan toespitsen, waarbij de aandacht voor particuliere klanten ten volle aanwezig blijft.

Tekst & fotografie: Aart van der Haagen

"Wat voor kwestie we ook behandelen, de menselijke factor

verliezen we nooit uit het oog", aldus Saskia-Koppert Lucassen.

De bedrijfsopvolging per 1 januari jongstleden blijkt goed 'geland' bij de klanten, zo laat de eigenaresse van Notariskantoor Novia weten. "Menno Vinke was natuurlijk een vertrouwde naam en een begrip in de omgeving, maar we hebben veel positieve reacties ontvangen op de overname. Je zou mogen spreken van jong bloed, een frisse wind en in dit geval ook een gedeeltelijk nieuwe koers, in die zin dat we ons nadrukkelijker zullen gaan richten op het bedrijfsleven. Althans, dat willen we vanaf nu breder uitdragen. Voor zaken als erfrecht, overlijden, testamenten, trouwen en samenwonen weten mensen ons heel goed te vinden, maar we geven graag meer bekendheid aan hetgeen we voor het bedrijfsleven kunnen betekenen. Denk aan het adviseren over een ondernemingsstructuur in samenwerking met accountants en belastingadviseurs, het vastleggen van afspraken tussen compagnons of aandeelhouders, het regelen van huwelijkse voorwaarden ter voorkoming van aansprakelijkheid en het organiseren van de privé- en de bedrijfssituatie na het onverhoopt overlijden van de ondernemer. Als er iets gebeurt, moet iedereen - ook het personeel - weten wie de regie krijgt, wie het aanspreekpunt vormt."

Neutrale partij

Dat alles gebeurt met een jong, enthousiast team van twaalf mensen, onder wie vijf juristen. Koppert: "Daarmee is bij ons veel kennis en expertise in huis, waarbij we richting het bedrijfsleven vooral ons specialisme in erfrecht, huwelijksrecht en vermogensrecht zullen aanspreken. Iedereen woont in de directe omgeving en heeft een lokaal netwerk, dus we horen en zien veel. Juist vanwege de binding met onze klanten vinden we het belangrijk om ons hoofdzakelijk op Veenendaal en de direct omliggende dorpen te concentreren. Meer dan ooit zal de menselijke factor aandacht krijgen, iets dat de nieuwere generaties notarissen denk ik wel typeert. Wij hechten er in ieder geval veel waarde aan. Je kunt perfecte constructies bedenken, maar voelen de betrokkenen zich daar wel gelukkig bij? Wat wil bijvoorbeeld de langstlevende partner, waar liggen de belangen van compagnons, hoe zitten zij in het verhaal? De notaris kan dan de regierol op zich nemen, altijd vanuit een onafhankelijke positie. Dat betekent als neutrale partij alle belangen afwegen en de casus vanuit zo veel mogelijk invalshoeken bestuderen en beoordelen."

Optimaal evenwicht

In het kader van de regierol aannemen noemt notaris Koppert-Lucassen enkele concrete situaties. "Bij een fusie leggen we samen met de betrokken partijen afspraken vast en stellen in overleg concrete deadlines om informatie te publiceren. Iedereen die het betreft brengen we op de hoogte van die deadlines. We zorgen er dus voor dat alles tijdig bij elkaar komt. Dat geldt bij een overname bijvoorbeeld voor betalingen: het tijdig beschikbaar maken van gelden, maar wel pas als alles goed geregeld is. Verder geven we iedereen goede voorlichting en streven we naar een optimaal evenwicht tussen de partijen. Misschien beschikt de ene wel over meer informatie en/of over een betere adviseur? Laatst behandelden we het overnametraject van een succesvol bedrijf, waarvan het merendeel van de aandelen in buitenlandse handen zou overgaan. De eigenaren zijn zeer ervaren en goed in hun vak, maar niet bekend met dit soort zaken. Aan ons de taak om te kijken of hun belangen niet ondergesneeuwd raakten. Onze opdracht vormt dan niet zo zeer het ondersteunen van deze mensen, want we blijven immers onpartijdig, maar in het helder in kaart brengen van hun belangen en hen van daaruit doorverwijzen naar de juiste adviseurs."

Ontkenningsgedrag

De eigenaresse van Notariskantoor Novia geeft aan dat een belangrijke taak schuilt in het controleren van de door partijen gemaakte afspraken. "Niet dat we aan hun professionaliteit twijfelen, maar puur als final check of niemand iets over het hoofd gezien heeft, bovendien toetsen we of alles juridisch goed op papier staat. Welke mogelijkheden en zekerheden zijn er bij een betalingsregeling? Dat vraagt om een deskundige blik. Sowieso hameren wij erop om alles zodanig contractueel vast te leggen, dat later geen nare verrassingen ontstaan. Zet bij een overname heel duidelijk op papier welke rol de vertrekkende ondernemer zal blijven vervullen. Vaak is alles in dit stadium nog koek en ei en zeggen beide partijen in hun enthousiasme: 'Dat komt wel goed.' Er zitten echter emoties achter zo'n situatie, vaak meer dan je zou denken. Noem het ontkenningsgedrag; niet willen weten dat het eventueel fout kan gaan en er te weinig kritisch tegenover staan. Soms leiden aannames op de lange duur tot ruis op de lijn, naast het feit dat je mogelijk met onvoorziene omstandigheden te maken krijgt, zoals economische verliezen, persoonlijke kwesties en communicatiestoornissen. De intenties zijn eigenlijk altijd goed, maar interne en externe factoren bepalen soms een andere uitkomst."

Erg verhelderend

Het menselijk aspect kwam al even aan de orde. Koppert: "We zien het gebeuren dat bij een overname de vertrekkende ondernemer aan het bedrijf verbonden blijft en het moeilijk vindt om dingen los te laten. Zijn opvolger beschouwt dat mogelijkerwijs als een motie van wantrouwen. Aan de andere kant moet hij de expertise van de ervaren partij niet onderschatten. Wij vragen beide partijen aan tafel, stellen hen vragen, leggen hen cases voor en maken dingen op die manier tastbaar, wat meestal erg verhelderend werkt. Daarbij blijven wij de neutrale partij met alle relevante kennis in huis, met name op juridisch vlak." Ter afsluiting van haar verhaal stipt Koppert nog even aan dat de overdracht van aandelen bij een besloten vennootschap altijd via de notaris dient te lopen. "We kunnen ook belangrijke informatie geven over de veranderende vermogenspositie van een ondernemer na verkoop. Hoe is het geregeld met erfrecht, hoe werkt het belastingtechnisch, welke mogelijkheden bestaan er in het doen van schenkingen? Allemaal zaken waarvan wij exact weten hoe het zit. Wat voor kwestie we ook behandelen, de menselijke factor verliezen we nooit uit het oog." www.notariskantoornovia.nl

Een deel van het team van Notariskantoor Novia.