Magazines | Vallei Business nummer 6 2017

flexibele locatie, toegewijd team

Het goed en klantvriendelijk runnen van een accommodatie voor zakelijke bijeenkomsten vormt een aparte tak van sport.

De Schakel vergader- en congrescentrum in Nijkerk concentreert zich uitsluitend daarop en doet dat met een flexibele

benadering en een toegewijd team. Dat weet een groeiend aantal vaste klanten op waarde te schatten.

Tekst: Aart van der Haagen

Fotografie: Aart van der Haagen, De Schakel

Aan De Schakel in zijn huidige hoedanigheid als vergader- en congrescentrum gaat een flinke historie vooraf. "De locatie viert in 2018 haar vijftigjarig bestaan, oorspronkelijk neergezet als verenigingsgebouw vanuit de hervormde kerk," weet bedrijfsleider Jaco Vonk. "De activiteiten ontwikkelden zich al snel in de richting van recepties, bruiloften en andere feesten, dus grotendeels buiten de 'eigen' doelgroep. Later kwam de zakelijke markt erbij en daarop ligt de laatste twintig jaar de nadruk. Na verloop van tijd begon het gebouw gedateerd te raken, daarom besloten we in 2015 een grondige renovatie uit te voeren. Je mag wel stellen dat het pand helemaal gestript werd. Het kreeg een totaal nieuw interieur met beweegbare paneelwanden en een geavanceerd domoticasysteem voor licht en geluid, met integratie van een Sonos-installatie die zich op afstand laat bedienen. Op verzoek voegen we zo de favoriete afspeellijst van de klant toe, bijvoorbeeld via Spotify. Er wordt nu een interactief narrowcasting-systeem geïnstalleerd, dat op grote beeldschermen informatie over weer, verkeer en nieuwsberichten brengt en een persoonlijke, makkelijk aan te passen welkomstboodschap weergeeft. Verder beschikken we over een computergestuurde klimaatregeling in alle zalen, met aansluiting van een luchtbehandelingskast."

Buiten treffen we recent geïnstalleerde laadpalen voor elektrisch aangedreven voertuigen aan en de bedrijfsleider maakt gewag van een nieuw, automatisch reserveringssysteem, dat binnenkort in de lucht gaat. "Dat geeft onmiddellijk een bevestiging aan de klant en zorgt voor een correcte facturering achteraf. Ondertussen krijgen de medewerkers van de keuken en andere betrokken mensen een gedetailleerde opdracht binnen, zodat zij weten hoe ze zich kunnen voorbereiden. Het brengt een stukje uniformiteit en daarmee professionaliteit, want het werkt sneller, efficiënter en het reduceert de foutkans." De Schakel telt negen zalen en compactere ruimtes, allemaal op de begane grond gelegen en direct bereikbaar via de centrale lobby. "Niemand hoeft dus door een doolhof van gangen heen. Wel zo prettig wanneer er verschillende workshops of trainingen plaatsvinden. We kunnen kleine groepen een passende ruimte bieden om in alle privacy bijvoorbeeld directieoverleg of functioneringsgesprekken te voeren. Met hetzelfde gemak ontvangen we echter 280 mensen in de grote zaal. De paneelwanden maken het mogelijk om onze ruimten goed op de groep af te stemmen."

Vonk wil het niet als speerpunt noemen, maar prettig om te weten is dat dankzij relatief lage overheadkosten - het pand staat er immers al bijna vijftig jaar - de kosten voor een boeking gemiddeld tien à twintig procent lager liggen dan gemiddeld in de markt, buiten een eenmalige introductiekorting van minimaal vijftien procent. "Even los van de zaalhuur kennen we een uitgebreid achtuurs-arrangement voor nog geen dertig euro per persoon, dat een lunch, drankjes en de hele dag door koffie en thee bevat. We adviseren de klanten om een zodanige keuze te maken, dat wij hun én onze gasten in de watten kunnen leggen. Mensen die bijvoorbeeld een training komen volgen zien dat als een dagje uit. Als je ze voor een paar euro per persoon méér net dat stukje meer luxe weet te bieden, blijft er een heel goed gevoel hangen, ook over het evenement. Dat vergroot de kans dat de opdrachtgever zijn doel bereikt. Kwaliteit staat in onze keuken voorop. We bereiden zelf al het eten, op basis van verse en waar mogelijk streekproducten. Zo laten we de rosbief in grote stukken van het Iers rund aanleveren, maken hier zelf het gerecht klaar en snijden de plakken."

"Sowieso doen wij veelvuldig zaken met lokale ondernemers," vervolgt de bedrijfsleider van De Schakel. "De zuivelleverancier, de bakker, de vishandel, de slijterij en qua non-food de wasserij en de bloemist. Zo versterken we de band met elkaar en creëren we loyale relaties, op wie we altijd kunnen rekenen, ook in spoedgevallen. Het helpt ons om snel te schakelen wanneer ineens een behoefte ontstaat, bijvoorbeeld dat iemand vergeten is een bloemetje te regelen om 's middags een jubilaris in het zonnetje te zetten. Dat regelen we dat direct even. Precies daar ligt onze kracht, in die flexibiliteit op de momenten dat dingen bij de klant anders lopen dan vooraf voorzien. Overigens anticiperen we in het voortraject, dus bij de boeking, al zo veel mogelijk op potentiële valkuilen. Belangrijk vinden wij het om niet overal klakkeloos 'ja' op te zeggen en aannames te doen. We denken mee en vragen door. Wat gaat de klant precies met de zaal doen? Als je met tien personen een hele dag een vergadering houdt, wil je graag wat meer ruimte dan dat de sessie anderhalf uur duurt. In bepaalde gevallen schatten we in dat de pauzes te kort uitvallen of de overloop van de workshops niet goed zal zijn. We willen de organisatie volledig tevreden stellen, maar vooral ook de gasten."

Wanneer je reviews over De Schakel in het mooi centraal gelegen Nijkerk leest, valt op dat klanten de service en de vriendelijkheid van het personeel hoog aanslaan. "Onze medewerkers, van wie er vele al jaren in dienst zijn, verrichten hun diensten met heel veel toewijding," zegt Vonk. "Ze scheppen er oprecht plezier in om het de gasten naar de zin te maken. Dat resulteert in een heel trouwe klantenkring, met een groeiend aantal opdrachtgevers uit heel Nederland, van het uiterste zuiden tot de noordelijke provincies. Terugkerende gasten kennen ons op een gegeven moment bij naam en andersom idem dito. Dat geeft de sfeer een heel persoonlijk tintje. Sommige klanten boeken al voor jaren vooruit, zodat ze zeker weten dat ze ook op de lange termijn op de gewenste data terechtkunnen." Om de bedrijvigheid een impuls te geven nodigt Vonk wekelijks zo'n dertig ondernemers van het BNI-chapter in de regio uit voor een vruchtbare netwerkbijeenkomst, waarbij zij elkaar aan business helpen. Dat past uitstekend bij de professionaliseringsslag die De Schakel vergader- en congrescentrum in de afgelopen jaren heeft gemaakt. De vriendelijkheid, gastvrijheid, behulpzaamheid en flexibiteit blijven als vanouds.

delen: