Column
Schouten Technology: Herrie in de keuken
Onze mooiste werkdagen zijn wanneer we voor een intake naar een nieuwe klant gaan. Dat is voor ons dé manier om zo snel mogelijk in de keuken van een bedrijf te komen. Zo zaten we onlangs aan tafel met een directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een familiebedrijf, laten we hem voor nu even Wim Jansen noemen.
Al snel werd ons duidelijk wat zijn bedoelingen waren: zijn bedrijf moet naar een hoger level, en klaar gestoomd worden voor de toekomst! In het gesprek komen zelfs termen als Lean en QRM voorbij. Wim is trots op zijn bedrijf dat al decennia lang in de familie is, en een diversiteit aan producten maakt voor diverse marktsegmenten.
Gaandeweg het gesprek merken we snel dat de organisatie aan alle kanten piept en kraakt. Het kost steeds meer moeite om de producten voor een goede prijs te verkopen, de klanten worden steeds kritischer, en omdat goed vakmanschap schaars wordt, staat ook de kwaliteit op de tocht. Alle hoop is gevestigd op de implementatie van een nieuw ‘systeem’, waardoor alles weer in het gareel moet komen.
We leggen Wim uit dat hij het met alleen een nieuw systeem niet gaat redden. Om teleurstellingen te voorkomen stellen we voor om een intake te doen waarin we medewerkers uit alle lagen van de organisatie interviewen. We maken daarbij een ‘dwarsdoorsnede’ van de organisatie, en doordat iedereen vrijuit zijn zegje mag doen, creëren we op deze manier tegelijkertijd draagvlak. Het is belangrijk om te kijken naar de oorzaken achter de problemen, en niet direct met een oplossing te komen. Wij zien in iedere organisatie een aantal lagen, of pijlers
• De eerste is de cultuur (het gezamenlijke gedrag binnen het bedrijf). Zeker bij de oudere (familie)bedrijven zijn gewoonten stevig ingebakken, en is dit vaak moeilijk te veranderen, terwijl de wereld dat wel doet.
• De tweede wordt gevormd door de processen; welke stappen zijn nodig om een order af te handelen, en wie is voor welke stap verantwoordelijk.
• De derde is technisch; welke tools worden gebruikt om deze processen tot een goed einde te brengen.
Om stappen te zetten is het belangrijk dat de lagen op elkaar aansluiten, of dat de pijlers in balans zijn. Een proces verzinnen dat niet aansluit op de cultuur is zinloos; mensen zullen vaste gewoonten niet zomaar veranderen door een opgelegd proces. Een ERP-systeem dat de processen onvoldoende ondersteund zal er voor zorgen dat dat de processen niet worden uitgevoerd zoals deze bedacht zijn.
Vandaar onze intake: het is niet handig om een nieuw ‘systeem’ te introduceren zoals Wim dat van plan was, als je niet duidelijk hebt wat je verwachtingen zijn. De implementatie van nieuwe software is geen magisch wondermiddel.
Uit de interviews blijkt dat veel problemen ontstaan door een gebrek aan structuur. Gemaakte afspraken worden niet nagekomen, iedereen werkt op een eigen manier, en elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden is men niet gewend. Verder is er weinig aandacht en begrip voor het werk van de collega’s onderling. Kortom: herrie in de keuken.
We focussen ons nu op de tweede laag: De processen. We brengen de huidige situatie in kaart, en ontwerpen in een aantal workshops met de stakeholders het gewenste proces. Als dat duidelijk is, kunnen we beoordelen welk ERP-systeem het beste bij Wim z’n onderneming past.
Tijdens de implementatie van de ERP-software werpt ons werk de vruchten af: de medewerkers zijn enthousiast omdat ze vanaf het begin betrokken zijn bij het proces, en we zien hun betrokkenheid terug in de implementatie. Wim is blij omdat hij het afgesproken proces terugziet in de implementatie. Zonder dat het onwerkelijk aanvoelt, omdat het nog steeds past binnen de bedrijfscultuur. En de software leverancier is blij omdat de weg voor hem geplaveid is. Hij kan de software dan optimaal inrichten.
Op deze manier kunnen we de keuken naar tevredenheid achterlaten; gemoderniseerd, efficiënt, en tegelijk nog steeds de keuken met het vertrouwde gevoel. Dat is de uitdaging waar we iedere dag onze energie uit halen.
