Hoe motiveer je werknemers om naar kantoor te komen?

Zo’n tweeëneenhalf jaar geleden stortten veel kantoormedewerkers en andere beroepsprofessionals zich volledig op het thuiswerken. Deze optie kennen we al langer, maar nog niet veel werknemers maakten gebruik van de mogelijkheid om hybride te werken. Vanuit huis werken was in veel gevallen alleen weggelegd voor collega’s die dit ‘privilege’ goed wisten te onderbouwen.

Op 16 maart vieren we sinds vorig jaar de dag van de thuiswerker. En rondom degenen die vanuit huis werken is veel te doen. Want na het vervallen van de coronamaatregelen en het thuiswerkadvies, wordt er bij veel bedrijven weer verwacht dat medewerkers op de werkplek verschijnen. Daarom deelt Mark Bloem, directeur bij SD Worx Nederland, cruciale inzichten rondom thuiswerken en de terugkeer naar kantoor.

Rechten en plichten van werknemers en werkgevers
In Nederland is er momenteel nog geen wettelijk recht op thuiswerken. Wel hebben werknemers op grond van de Wet Flexibel Werken het recht om hun werkgever te verzoeken vanuit huis te mogen werken. Een werkgever mag dit verzoek weigeren, maar moet hierover wel met de medewerker in gesprek gaan.

Wel is vanaf 1 januari 2022 een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geïntroduceerd. Met deze vergoeding, van maximaal €2 per thuiswerkdag, kunnen werkgevers hun werknemers ondersteunen op dagen dat ze vanuit huis werken. Daarnaast is er de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van maximaal €0,19 per kilometer. Beide vergoedingen kunnen echter niet worden gecumuleerd, wat betekent dat er per dag één vergoeding gegeven kan worden.

Zijn werkgevers verplicht om een thuiswerkvergoeding aan te bieden?
Hoewel de vergoeding vanaf dit jaar onbelast beschikbaar is, betreft het geen wettelijke plicht. Dat geldt voor zowel de reiskosten- als thuiswerkvergoeding. In het geval er afspraken worden gemaakt, vinden werknemers deze meestal terug in hun cao of contract. Wanneer vergoedingen hierin zijn opgenomen, moet de werkgever zich er ook aan houden. Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om dergelijke vergoedingen aan te bieden, is het volgens Bloem uiterst belangrijk. Het is namelijk een blijk van goed werkgeverschap. “Als werkgever kun je werknemers nog beter ondersteunen door bijvoorbeeld de thuiswerkvergoeding van twee euro per dag te verhogen. Op die manier worden de kosten van de stijgende (energie)prijzen beter gecompenseerd. Het loont ook op andere manieren, zoals flexibele uurindeling, te investeren in het welzijn van medewerkers.”

Werknemers dwingen om naar kantoor te komen
Met het vervallen van het thuiswerkadvies is het voor medewerkers weer mogelijk om hun gebruikelijke werkroutine op te pakken. Want, zoals al eerder aangegeven, hebben werknemers op grond van de Wet Flexibel Werken het recht om hun werkgever te verzoeken vanuit huis te mogen werken, maar er zijn geen zwaarwegende bedrijfsbelangen vereist om het verzoek te kunnen afwijzen. Wel ligt er een wetsvoorstel op de plank om dit te veranderen.

Wel is het de vraag of deze tactiek wenselijk is. Bloem: “Wanneer mensen terughoudend zijn om terug naar kantoor te keren, kan een werkgever het beste met ze in gesprek gaan. Alleen zo komen ze gezamenlijk tot één oplossing. Daarnaast moeten werkgevers te allen tijde een veilige werkplek garanderen, wat waarschijnlijk nóg belangrijker is voor collega’s die liever niet willen terugkeren naar de werkplek.”

Hoe motiveer je werknemers om naar kantoor te komen?
Belangrijk om te zeggen is dat het dwingen van medewerkers om naar kantoor te komen vrijwel nooit de juiste oplossing is. Uiteindelijk wil je dat zij liefst op eigen initiatief gedeeltelijk terugkeren richting de (oude) werkplek. Werkgevers kunnen hier op verschillende manieren aan bijdragen volgens Mark Bloem. Bijvoorbeeld door het kantoor in te richten als een ontmoetingsplek en ruimte voor creatieve gesprekken.

“We hebben al eerder aangegeven dat het kantoor evolueert naar een clubhuis voor ontmoeting en samenwerken”, vertelt Bloem. “Deze visie helpt uiteindelijk om van de werkplek een écht inspirerende ruimte te maken waardoor werknemers er graag naartoe gaan. Daarnaast kunnen werkgevers analyseren hoe het hybride werken bijdraagt aan de dagelijkse gang van zaken om vervolgens een nog betere employee journey mogelijk te maken.”