Magazines | Vallei Business nr 1 2013

vhm | accountants &

belastingadviseurs helpt u met de juiste keuze

Weet u in welke systemen een bankrekeningnummer geregistreerd staat? Natuurlijk staat het in uw bank- en boekhoudpakket, maar wist u dat het waarschijnlijk ook in uw personeelssysteem, CRM-oplossing en uw bedrijfsspecifieke software staat? En dan hebben wij het nog niet eens over uw brief-, factuurpapier, loonstroken en website.

Het is niet alleen internetbankieren dat wijzigt

“Het invoeren van SEPA is meer dan een conversie van rekeningnummers. De invoering heeft niet alleen gevolgen voor de bestaande rekeningnummers, maar ook voor overschrijvingen, incasso’s en de bijbehorende bedrijfsvoering. Voor de implementatie van de SEPA-standaarden en -interfaces zijn dan ook substantiële aanpassingen nodig in de financieel-administratieve, de ERP- en de betalingssoftware”, zegt Jan Veldhuizen, accountant bij vhm | accountants & belastingadviseurs.

Softwareleverancier faciliteert alleen

Het is dus zaak om een inventarisatie te maken zodat u weet waar uw bankrekeningnummer in voorkomt. Informeer bij uw softwareleverancier over welke versie van de software u moet beschikken om met SEPA aan de slag te kunnen. Vraag daarbij na welke eventuele aanpassingen in de software u zelf moet doen. Biedt uw softwarepakket bijvoorbeeld de mogelijkheid rekeningnummers te exporteren en importeren zodat u de omzetting kunt automatiseren?

“De aanpassing in de software voor IBAN-velden zal de leverancier doen, maar in de meeste gevallen zult u de omzetting van IBAN-nummers zelf moeten verzorgen! Gelijk een goed moment om uw software en uw leverancier te beoordelen. Voldoen deze nog wel aan de gestelde wensen en eisen van uw onderneming”, aldus Veldhuizen.

Heeft u al nieuwe contracten?

Maakt u gebruik van incasso’s of heeft u incasso’s afgegeven? Hiervoor dient u nieuwe contracten en machtigingen af te sluiten. Daarnaast adviseert Veldhuizen om bij uw bank een Europees incassocontract af te sluiten. U krijgt dan een Incassant ID. Met dit ID en uw eigen kenmerk kunt u met uw klanten een nieuw incassomachtiging aangaan. Ga na of uw software het vastleggen van mandateringsgegevens voor incasso’s ondersteunt, te weten: kenmerk, datum ondertekening en soort machtiging (eenmalig, doorlopend).

Wist u verder dat de invoering van de Europese Richtlijn Betaaldiensten (de Payment Services Directive, PSD) leidt tot nieuwe wettelijke regels voor de terugboekingstermijn van een incasso? Hierbij betreft het incasso’s vanaf 1 november 2009. Daarom is het belangrijk om, waar nodig, contractuele verplichtingen met incassorelaties te herzien.

Voorkom problemen met uw werkkapitaal

Om problemen te voorkomen is het belangrijk om medewerkers, cliënten, leveranciers en andere relaties tijdig op de hoogte te stellen van uw IBAN en het moment dat u hier op over gaat.

“De huidige rekeningnummers en huidige betaalmiddelen zijn na 1 februari 2014 niet meer te gebruiken. Zonder extra inspanningen ontstaat er begin volgend jaar een stuwmeer aan niet te verwerken betalingstransacties, omdat ze simpelweg niet langer verwerkt kunnen worden. U zult daardoor langer op uw geld moet wachten terwijl uw klant en de banken extra handwerk moeten verrichten. Betalingsachterstanden van een paar belangrijke klanten kan al gauw tot problemen met uw werkkapitaal leiden.”

Internationaal zakendoen

Wilt u meer informatie? Neem u gerust contact op met Jan Veldhuizen van vhm | accountants & belastingadviseurs, telefoonnummer 0318-553233 of kijk op www.vhmabc.nl. Wij helpen u graag verder om grip te houden op uw financiële proces.

delen: