We kennen het allemaal: een goed gesprek, een stevige handdruk en het gevoel dat de deal rond is. In de ondernemerswereld draait veel op vertrouwen – en terecht. Zonder vertrouwen komt geen samenwerking tot stand. Maar alleen vertrouwen is geen contract.
In mijn praktijk zie ik het regelmatig misgaan. Twee partijen die allebei zeker weten wat er “was afgesproken”, maar die het bij de eerste tegenslag heel anders blijken te herinneren. De één dacht dat de prijs “exclusief btw” was, de ander dat die “inclusief” was. De één dacht aan levering in maart, de ander aan “zo snel mogelijk”. En dan begint het pas: discussie, mails over en weer, een verstoorde relatie – en soms zelfs een rechtszaak.
Mondelinge afspraken zijn geldig. Alleen: hoe bewijs je wat er precies is afgesproken? De rechter kijkt dan naar alle omstandigheden - maar zonder schriftelijk bewijs sta je met 1–0 achter. Een simpel mailtje waarin je de afspraak bevestigt (“zoals besproken, leveren we 500 stuks tegen € 10 per stuk, levering eind maart”) kan al het verschil maken tussen duidelijkheid en ellende. Daarmee voorkomt u dus ook dat u bij de rechter terechtkomt.
Een misvatting is dat schriftelijk vastleggen duur of ingewikkeld zou zijn. Natuurlijk, een uitgebreid contract over zwaarwegende belangen vraagt om juridisch maatwerk. Maar veel afspraken kunnen prima worden vastgelegd in een korte overeenkomst of bevestiging per e-mail. Het belangrijkste is dat de kern — wie doet wat, wanneer, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden — ondubbelzinnig op papier staat.
Bovendien geeft schriftelijke vastlegging rust. Het voorkomt dat u achteraf moet discussiëren over wat er was bedoeld. En mocht het ooit tot een conflict komen, dan heeft u in elk geval iets stevigs in handen.
Drie tips:
1. Bevestig belangrijke afspraken altijd schriftelijk. Ook na een telefoongesprek of meeting: stuur een korte samenvatting per e-mail.
2. Wees concreet. Vermijd onduidelijk taalgebruik. Dat zijn recepten voor misverstanden.
3. Laat contracten over grote belangen checken. Wees niet penny wise, pound foolish. Een check door een jurist kan grote problemen besparen. Het kan ook helpen in de onderhandeling om tot acceptabele afspraken te komen. Wordt er meer verantwoordelijkheid bij een partij gelegd, dan is het redelijk dat daar wat tegenover staat.
Mr. J.J. (Jaap) Wolleswinkel
info@wolleswinkelhofman.nl
www.wolleswinkelhofman.nl
