Tien redenen om je bedrijf te digitaliseren

vallei business | nummer 4 | september 2013

Het omzetten van je papieren administratie naar een digitale database is voor veel bedrijven een belangrijke efficiencyslag. Je bedrijf klaar maken voor digitaal werken is in de meeste gevallen een goede investering.

Snelheid en gemak

Vooral de snelheid en het gemak van informatie uitwisselen is een groot voordeel van digitaal werken. Dit heeft niet alleen voordelen voor jou als ondernemer en intern voor je werknemers, maar denk ook aan makkelijker uitwisselen van informatie met accountants, banken, belastingdienst en overheden. Steeds meer gaat digitaal. Zo heeft de overheid in samenwerking met marktpartijen besloten om Standard Business Reporting (SBR) te introduceren als verplichte standaard voor digitale gegevensuitwisseling. De Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek, de Kamer van Koophandel, banken, accountants, administratiekantoren en softwareleveranciers gebruiken per 2013 allemaal SBR om online gegevens uit te wisselen.

 

Uit onderzoek van PriceWaterhouseCoopers blijkt dat een onderneming gemiddeld:

- 19 kopieën maakt van ieder papieren document

- 20 euro uitgeeft om ieder papieren document op te slaan

- 120 euro uitgeeft aan het zoeken naar ieder fout opgeslagen document

- 25 uur bezig is met het herstellen van ieder zoekgeraakt document

- 10 procent van de omzet opgaat aan het verwerken van informatie

- 7 minuten bezig is met het opzoeken en terugzetten van een document

 

Door je bedrijfsprocessen te digitaliseren kun je hier eenvoudig op besparen. Om bijvoorbeeld een factuur in te voeren is iemand gemiddeld 30 seconden kwijt, met digitale verwerking wordt dit teruggebracht naar 2 seconden per factuur. Daarnaast maak je minder fouten. Bij het handmatig invoeren van facturen wordt er 3,7 procent fout ingevoerd, bij digitale verwerking is dit gemiddeld 0,6 procent.

 

Controle en koppeling

Daarnaast is het eenvoudiger om zaken te controleren. Doordat informatie digitaal beschikbaar wordt gesteld is het voor jou en allerlei instanties gemakkelijk hier toegang toe te krijgen (zodra jij deze toegang hebt verleend). Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om makkelijker controle uit te voeren. Door databestanden aan elkaar te koppelen of bepaalde profielen op te stellen, is het mogelijk om gedrag en prestaties van mensen en organisaties beter te controleren. Als je documenten eenmaal digitaal beschikbaar zijn, kun je ze makkelijker en sneller op de juiste plaats krijgen én, als ze online (in de cloud) staan, heb je overal toegang tot je documenten. Koppel je dit aan andere (online) software-oplossingen, zoals cashflow- en betalingsprogramma’s, dan ben je volledig digitaal en heb je je volledige 'kantoor' altijd en overal binnen handbereik.

Tien redenen om te digitaliseren:

1. Informatie wordt toegankelijker;

2. Informatie uitwisselen (intern en extern) wordt makkelijker;

3. Grote hoeveelheden informatie delen wordt eenvoudiger;

4. Informatie analyseren wordt makkelijker;

5. Digitaal werken is beter voor het milieu;

6. Digitale informatie is makkelijker te automatiseren;

7. Digitaal werken betekent minder kosten voor kopiëren en

fysieke opslag;

8. Digitale informatie is makkelijker terug te vinden;

9. Digitale informatie is makkelijker op te slaan op

verschillende ‘locaties’;

10. Digitaal werken maakt een bedrijf aantrekkelijk voor

(jonge) werknemers, partners en mogelijk ook klanten.

Digitalisering