Bert van Kruistum innoveert werkomgeving met ISO Groep

Al ruim 35 jaar kleurt Bert van Kruistum uit Veenendaal de regio met hoogwaardige schilder- en glaszetdiensten. Het bedrijf verhuisde onlangs naar een nieuw pand en ging daarna direct aan de slag met de migratie van een verouderde server naar een Microsoft 365 werkplek. Hoewel de overgang naar een moderne IT-omgeving noodzakelijk was, bracht dit uitdagingen met zich mee. Zo moesten bepaalde applicaties en bestanden nog toegankelijk blijven op de oude server. De vraag was: hoe zorg je ervoor dat alles vlekkeloos verloopt en de zaak door kan blijven draaien?
 
Bert van Kruistum
Met een klantenbestand dat varieert van particulieren tot Verenigingen van Eigenaren (VvE's) en zakelijke klanten, is Bert van Kruistum een bekende naam in Veenendaal en omstreken. Het bedrijf is in het bezit van de VCA** certificering als het VGO-keurmerk, wat niet alleen de kwaliteit van hun werk garandeert, maar ook de veiligheid op de werkvloer waarborgt. "We werken nauw samen met onze ketenpartners om te zorgen voor veilige en duurzame oplossingen", zegt Johan van Amerongen, mede-eigenaar en de bouwkundig expert binnen het bedrijf.
 
Stap naar moderne Microsoft 365 werkplek
Het was noodzakelijk om de IT-infrastructuur te moderniseren. "Onze oude server en on-premises werkplekken waren verouderd en de behoefte aan een efficiënter systeem werd steeds dringender", vertelt Janine van Kruistum, die binnen het bedrijf alles aanpakt wat op haar pad komt. Ze vervolgt: "Hiermee ontstond ook de wens voor een nieuw facturatie- en verloonpakket. We kozen voor Exact in de cloud. Ook ons calculatieprogramma Gilde draait nu in de cloud."
 
IT-oplossingen van ISO Groep
De ISO Groep werd ingeschakeld om de migratie te begeleiden en de timing bleek perfect: de overstap vond plaats tijdens de bouwvak, zodat het werk niet gehinderd werd. "Toen de vakantie voorbij was, kon iedereen meteen weer aan de slag. Er stond maandagochtend assistentie klaar, maar dankzij de goede voorbereiding waren er nauwelijks hick-ups," aldus Johan. "De migratie was een succes."

Het team van Bert van Kruistum werkt nu in een moderne Windows-omgeving met Microsoft 365, SharePoint en OneDrive. "We zijn niets kwijtgeraakt, al was ik de printerkoppeling even zoek, maar na een telefoontje met de helpdesk was dat snel opgelost," vertelt Janine lachend. Een ander voordeel was dat de ISO Groep van alle wachtwoorden een kopie had gemaakt. "Dat was echt handig, iedereen kon zo direct weer aan de slag" voegt Johan eraan toe.
 
Grip op de zaak
De verandering naar een digitale werkomgeving heeft het werkproces aanzienlijk verbeterd. Waar vroeger facturen en opdrachten in mappen werden bewaard en medewerkers hun urenbriefjes fysiek moesten inleveren, is nu alles geautomatiseerd. "Facturen krijgen een projectnummer en komen via ons inkoop-e-mailadres binnen. De projectleider controleert en vinkt af. Uren en meerwerk worden door onze mensen via een app doorgegeven en automatisch op de juiste projecten geboekt. We hebben nu grip op de zaak," legt Johan uit.
 
Meer werkplezier door innovatie
Voor de aftrap werd eerst een toolboxmeeting georganiseerd om alle medewerkers te trainen in de nieuwe werkwijze. "Onze mensen vinden het heerlijk om meteen naar huis te kunnen en niet eerst langs de zaak te moeten om urenbriefjes in te leveren. Ze zijn heel blij hiermee," merkt Johan op.

Ook oplevermomenten worden nu digitaal vastgelegd, inclusief foto’s van bijvoorbeeld betonschade of rotte kozijnen. "Dit is een enorme verbetering in onze documentatie en communicatie met klanten", zegt Johan. Bovendien bevat het softwarepakket een navigatie-app, waardoor misverstanden over de locatie van werk in uitvoering tot het verleden behoren.
 
Voordelen van werken in de cloud
De overstap naar een moderne IT-omgeving met een Microsoft 365 werkplek heeft veel opgeleverd: meer grip op projecten, een verhoogde efficiëntie, tijdsbesparing en vooral meer werkplezier. "We lopen hier tegenwoordig met ons hoofd in de wolken", grapt Johan. “Elke woensdag bespreken we de lijst van onderhanden werk, en dat gaat nu veel soepeler.” Doet zich er toch een security issue voor? Dan vertrouwen we op ISO Groep. “Toen we een keer te maken kregen met een phishing-poging, zaten ze er direct bovenop. Dat geeft ons een veilig gevoel", vertelt Janine.
 
Samenwerking met ISO Groep is een succes
Bert van Kruistum kijkt tevreden terug op de samenwerking met ISO Groep. "We zijn enorm blij met de samenwerking. Het contact is altijd plezierig en we zijn vooral heel blij met ons vaste contactpersoon die precies weet hoe alles werkt. Ze schakelen snel en geven goed advies. Dat ISO Groep net als wij ook in Veenendaal zit, is natuurlijk ook fijn."