Magazines | Vallei Business nummer 6 2024

Uit eigen ervaring in projecten en als consultant weet Wim Rutten dat opgeleverde applicaties of processen vaak niet voldoen aan de wensen en eisen van de eindgebruikers. Simpelweg doordat niet alle gebruikers betrokken worden in het project, met als gevolg dat veel vitale informatie en bepalende factoren buiten beeld blijven. Met ProjectPiloot ondervangt hij deze valkuilen al in de startfase – maar ook wanneer projecten zijn vastgelopen, creëert hij draagvlak op de werkvloer en helpt hij organisaties om duurzame resultaten te boeken. 

Tekst: Wilma Schreiber. Fotografie: Annemarie Bakker

De filosofie achter ProjectPiloot berust op vier vragen, die tijdens elk project aan bod komen: 1) waar loop je nu tegenaan? 2) wat vind je dat er nu goed gaat? 3) waar zie je de grootste risico’s? en 4) waar heb je het meest behoefte aan? De volgorde van de vragen is eveneens belangrijk. “Problemen in het heden zijn het gevolg van acties in het verleden, de successen vier je op dit moment”, verklaart Rutten. “De risico’s hangen samen met keuzes voor de korte termijn die grote impact kunnen hebben. En de behoeften ten slotte liggen verder in de toekomst, waar je naartoe wilt.”

Het onderscheidende van de aanpak van Rutten is dat hij álle geledingen in de organisatie erbij betrekt en letterlijk iedereen de mogelijkheid biedt om genoemde vier vragen te beantwoorden. “Doorgaans overlegt een projectleider met een aantal key users en het management en blijven de overige eindgebruikers buiten beschouwing, omdat het anders te veel tijd kost. Een gemiste kans, want bij hen is een schat aan informatie op te halen”, zegt Rutten. “Introverte mensen hebben bijvoorbeeld vaak de beste ideeën, ook al durven ze die niet te ventileren of kunnen ze die niet goed verwoorden. Dat levert antwoorden op waar je zelf nooit aan gedacht hebt.”

Risico-inschatting
Rutten mikt met zijn ProjectPiloot-aanpak op mkb-bedrijven met 50 tot 500 medewerkers, (semi)publieke organisaties als gemeenten en zorginstellingen en incidenteel op maatschappelijke organisaties. Een opdracht start met minimaal één fysieke workshop met maximaal twaalf deelnemers, die gezamenlijk een risico-inschatting maken van de dan onderkende thema’s zoals visie, communicatie, samenwerking en ICT. “Dat is steeds een gemêleerd gezelschap, met vertegenwoordigers uit alle afdelingen. Je moet niet tien ontwikkelaars bij elkaar zetten, want dan ontwikkel je een tunnelvisie”, aldus Rutten. “Op deze manier doe je veel nieuwe inzichten op van wat er speelt bij álle deelnemers. En dat binnen 3 uur!”

Vervolgens krijgen de overige medewerkers binnen een organisatie de kans om dezelfde vier vragen digitaal te beantwoorden. “Dan voorkom je klachten achteraf dat hun niks gevraagd is of dat mensen zich niet serieus genomen voelen. Tegelijkertijd wordt het draagvlak vele malen groter. Doordat mensen zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen, gaat bovendien het opbouwen van vertrouwen vele malen sneller”, schetst Rutten. De nieuwe input wordt eenvoudig aangevuld bij de thema’s uit de workshop, en dekt vaak meer dan 95% van de problemen en uitdagingen. “Alle antwoorden worden verwerkt tot thema’s en worden teruggekoppeld, met het verzoek een risico-inschatting toe te voegen. Dit resulteert in een prioritering waar de meeste mensen achter staan.”

Werkende oplossingen
Een opdracht wordt afgesloten met een eindverslag met daarin een puntsgewijze samenvatting per thema – een overzicht van de antwoorden in een lopend verhaal. “Problemen, successen, risico’s en behoeften voorzie ik van een oneliner en een voorstel voor te nemen maatregelen om een bepaald thema op orde te krijgen. Op basis daarvan kunnen organisaties bepalen welke thema’s ze willen oppakken, er een eindverantwoordelijke bij zoeken en de gewenste aanpak kiezen.” Zo leidde ProjectPiloot bij een telecomprovider tot een geoptimaliseerd testtraject, met minder fouten, waardoor het aantal klachten afnam van 800 naar 100. En ook bij een gezondheidsdienst (van 86.000 naar 750 documenten) en een gemeente leidde de aanpak tot nieuwe inzichten, minder frustratie onder medewerkers en uiteindelijk tot een werkende oplossing. “De sleutel ligt steeds in het achterhalen van wat er werkelijk speelt in de organisatie en zo de strategie te verbinden met de uitvoering”, stelt Rutten. “Dan heeft een organisatie meer grip op de situatie en is zij veel daadkrachtiger. En medewerkers hebben een duidelijk doel voor ogen en handvatten om echt aan de slag te gaan.”

Zelf streeft Rutten er in opdrachten naar zo veel mogelijk verspilling van tijd en geld te voorkomen, met een minimum aan energie en door het wegnemen van frustratie. “Vertrouwen is het allerbelangrijkste in samenwerking, dat ontstaat alleen als je elkaar respecteert en waardeert. Door iedereen te betrekken, verdient de ProjectPiloot zich razendsnel terug, met vaak een ROI groter dan 10.” Komende tijd wil Rutten een team van trainers gaan vormen en zijn tools verder automatiseren. “Op die manier kunnen we nog meer ProjectPiloten opleiden en ervoor zorgen dat organisaties meer zelforganiserend worden.”

Weten hoe ProjectPiloot uw organisatie kan helpen? Bezoek www.projectpiloot.nl voor meer informatie of plan een kennismakingsgesprek.

delen: