Magazines | Vallei Business nummer 3 2017

Easy Systems ontwikkelt gebruiksvriendelijke software

Hofstede Heestereng, het pand aan de rand van het Edese bedrijventerrein Heestereng en gelegen vlakbij de A12 en de A30, straalt historie uit. Geen wonder, met zijn statige trap, de vele ramen met zwarte luiken aan weerszijden en de kasteelachtige voorbouw, past het pand qua uitstraling precies in het oude agrarische landschap eromheen. Maar schijn bedriegt. Het gebouw is pas in 2010 gerealiseerd en het is voorzien van de allermodernste 'snufjes'. Daarmee is het de ideale plek voor een innovatief en kwalitatief IT-bedrijf als Easy Systems.

Tekst/Fotografie: Elly Molenaar

Niet alleen Easy Systems is in het Edese landhuis gevestigd. Ook InnovestIT, CoForce en ICreative maken gebruik van de vele voordelen van het kantoorpand en de ligging ervan. Vier IT-organisaties die langzaam uit hun jasje groeien, maar voor geen goud willen verhuizen. "Dus wordt er na de zomervakantie gestart met de bouw van een naastliggend koetshuis", vertelt algemeen directeur Jan Willem ter Steege van Easy Systems trots. Hij wijst op de bouwtekeningen. "Op hetzelfde terrein, met dezelfde fijne voordelen en in dezelfde stijl als dit prachtige kantoorpand."

Purchase-to-pay

Dat Easy Systems uit zijn stijlvolle jasje groeit, is niet zo gek. Het innoverende IT-bedrijf ontwikkelt en implementeert ERP-onafhankelijke software voor het optimaliseren van het purchase-to-pay-proces. Dat die processen bij veel bedrijven verbeterd kunnen worden, staat buiten kijf. Veel organisaties staan te springen om gebruiksvriendelijke en slimme software die helpt om processen efficiënter, overzichtelijker en inzichtelijker te maken. Easy Systems speelt op die behoefte in.

Automatiseren Controles

Het lijkt misschien een eenvoudig proces; een bestelling plaatsen, de goederen die geleverd worden ontvangen en de factuur betalen. Maar in de zakelijke praktijk verloopt dit purchase-to-pay-proces vaak moeizaam. "Er moeten tenslotte ook de nodige controles uitgevoerd worden", legt Ter Steege uit. "Vroeger kwamen de facturen met de post binnen in het bedrijf. Daar werden ze op het kopieerapparaat gelegd en door het bedrijf heen gestuurd voor de controles. Al snel gingen de papieren slingeren, raakten ze kwijt en was het overzicht weg. Allang niet meer nodig gelukkig. Geavanceerde software automatiseert het complete proces."

hoog op de agenda

Het automatiseren van het purchase-to-pay-proces staat bij veel organisaties hoog op de agenda. "Geen wonder", zegt Ter Steege. "Er kunnen flink wat kosten bespaard worden." Handmatige activiteiten worden tenslotte gereduceerd, er worden minder fouten gemaakt en fysieke papierstromen verdwijnen nagenoeg. Bedrijven met meer dan vijfduizend inkoopfacturen per jaar zijn daarom gebaat bij de software van Easy Systems. "Men is vaak bang dat door automatisering arbeidsplaatsen verdwijnen, maar dit hoeft zeker niet altijd het geval te zijn", zegt Ter Steege. "Veel medewerkers van de financiële afdeling van een bedrijf kunnen vaak niet wachten tot onze software in gebruik wordt genomen. Er kan dan namelijk veel efficiënter gewerkt worden. Deze mensen hebben eindelijk tijd om zich op interessante en ingewikkelder kwesties te richten, die van grotere meerwaarde voor het bedrijf zijn. De kwaliteit verbetert dus flink."

Gebruiksgemak

Easy Systems, de naam zegt het eigenlijk al, gaat voor 'gebruiksgemak'. "Factuurverwerking, contractmanagement, inkoopmanagement, declaratiemanagement en e-facturatie; het komt in alle bedrijven voor", weet Ter Steege. "Daarom is het zo belangrijk dat financiële medewerkers in allerlei branches moeiteloos met onze software overweg kunnen." Klanten van Easy Systems kiezen zelf of ze de software door het IT-bedrijf op hun eigen systeem laten installeren of dat ze er vanuit de cloud mee werken. "Hoe dan ook, de medewerkers die met de software aan de slag gaan, krijgen van ons een korte training van één of twee dagen. Daarna weten ze gegarandeerd hoe het werkt. Vaak is een training echter niet eens nodig. Eén van onze klanten gaf ons laatst een groot compliment door hem te laten vervallen. Hij vond de software dermate intuïtief dat hij de training niet nodig had." Toch staat Easy Systems altijd voor klanten klaar wanneer er vragen zijn. "Ons contact houdt niet op na de aanschaf."

Up to date

Innovatie zit bij Easy Systems in het DNA. Het IT-bedrijf houdt alle ontwikkelingen in de branche dan ook nauwlettend in de gaten. Klanten kunnen er daarom altijd op rekenen dat de software up to date is. Ter Steege: "Bovendien zijn onze technische mensen continu bezig met de nieuwste ontwikkelingen. Zo wordt er momenteel gewerkt aan een mobiele app, onder meer voor het indienen van declaraties. Gebruikersgemak staat daarbij ook weer voorop."

Awards

Easy Systems is een toonaangevende speler binnen de Nederlandse purchase-to-pay-markt. Het Edese bedrijf heeft zelf 35 medewerkers in dienst, maar werkt bovendien nauw samen met enkele businesspartners, in binnen- én buitenland. Het bedrijf bestaat tien jaar en groeit jaarlijks met meer dan twintig procent. Drie FD Gazellen Awards prijken op de vensterbank. "We weten inmiddels wel wat onze sterke punten zijn", lacht Ter Steege. De Easy-software functioneert bijvoorbeeld moeiteloos met bijna alle ERP-systemen waar binnen bedrijven gebruik van wordt gemaakt. Bovendien kunnen klanten op een vlotte implementatie rekenen als ze met Easy Systems in zee gaan. "We maken vooraf altijd een schatting van de duur van de installatie. Die is nooit lang. Bovendien maken we onze beloftes waar. Als we zeggen dat het tien dagen duurt om de software te installeren, dan duurt het dat ook. We begrijpen namelijk heel goed dat iedere organisatie gebaat is bij een heldere en vlotte implementatie."

Klantdagen

Hoewel medewerkers van Easy Systems zeer regelmatig over de vloer komen bij hun klanten, zijn ondernemers altijd welkom in Hofstede Heestereng. Ter Steege: "We houden regelmatig klantdagen en workshops. Allemaal op onze prachtige locatie in Ede. Het is erg leuk om hier klanten te ontvangen. Naast zien waar wij gehuisvest zijn, kunnen ze dan ervaringen uitwisselen over de software. We krijgen graag feedback, zodat we continu kunnen verbeteren en blijven ontwikkelen."

www.easysystems.nl

delen: