Magazines | Vallei Business nummer 2 2018

Overstappen naar digitale inkoop- en factuurverwerking kan snel en efficiënt

Easy Systems ontwikkelt software waarmee het financieel administratieve proces voor alle soorten ondernemers eenvoudig wordt. Het bedrijf uit Ede timmert hard aan de weg in binnen- en buitenland. Easy Systems ontwikkelt de software zelf en levert die op maat voor iedere klant. 

tekst: Marlies Dinjens 

 

Naast het pand van Easy Systems in Ede wordt driftig gebouwd aan het nieuwe bedrijfspand. Het huidige, statige gebouw groeit langzaam uit zijn voegen en in dezelfde stijl zal een pand verrijzen, met de bouw van een koetshuis. Dit biedt ruimte aan de medewerkers van de verschillende takken van softwareontwikkeling waarin Easy Systems opereert. Easy Systems ontwikkelt ERP-onafhankelijke software voor het automatiseren van het purchase to pay (inkoop tot betaling) proces en het elektronisch ontvangen en versturen van facturen. Met de slimme software kunnen bedrijven flinke kostenvoordelen behalen. Easy Systems biedt oplossingen op het gebied van factuurverwerking, contractmanagement, inkoopmanagement, declaratiemangement en e-facturatie. 

Het bedrijf telt inmiddels 36 medewerkers en daar komen iedere jaar weer nieuwe collega’s bij. De markt trekt aan en jaarlijks groeit de omzet met minstens 20 procent. 

Parketvloeren

Het bedrijf werd  twaalf jaar geleden opgericht door Erik van Doorn, die in zijn boerderij in Bennekom zusterbedrijf ICreative begon. Terwijl hij ondertussen ook nog een bedrijf had in parketvloeren, timmerde hij hard aan de weg met zijn softwarebedrijf, de voorloper van het huidige Easy Systems. “Erik is een ondernemer pur sang. Dus hij legde parketvloeren en zat tegelijk in de IT. Op het laatst werkten werknemers van ICreative in iedere kamer van zijn boerderij. Alleen in de slaapkamer stonden geen bureaus”, vertelt de huidige directeur van Easy Systems, Jan Willem Ter Steege. “Ik werk hier pas sinds 2016, maar die verhalen uit de begintijd zijn legendarisch.” 

Snelle implementatie 

Op een verjaardag omschrijft Ter Steege zijn functie als volgt: hij geeft leiding aan een bedrijf dat software ontwikkelt, waarmee klanten het verwerken en versturen van hun facturen en alle processen rondom inkoop en betaling simpeler kunnen maken. “Uit onderzoek blijkt dat de helft van de middenbedrijven al digitaal werkt, maar de andere helft dus nog niet. Ze denken vaak dat het implementeren van software en het proces hier naartoe erg ingewikkeld is, maar het tegendeel is waar.” Sterker nog, veel bedrijven verzuchten na afloop dat ze dit veel eerder hadden moeten doen. Alles digitaal en inzichtelijk in plaats van rijen met ordners en mappen. “De meeste organisaties denken dat een dergelijk proces veel tijd in beslag neemt, maar soms is het al binnen tien of vijftien dagen geregeld. Wij hebben dit proces inmiddels voor honderden bedrijven geautomatiseerd en daarom kunnen we de meeste problemen snel oplossen.” 

Goede vibe

In het pand van Easy Systems hangt volgens Ter Steege altijd een ‘interessant gezoem van activiteiten’. Het bedrijf wil en moet op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op softwaregebied. “We trekken daarom nieuwe medewerkers aan die goed op de hoogte zijn en zorgen dat kennis constant op peil wordt gehouden.” Het pand is statig, goed verzorgd en de sfeer is informeel. “De meesten komen uit de buurt en veel van hen hebben ook na het werk contact met elkaar. Ze spreken af en helpen bijvoorbeeld als iemand moet verhuizen of het moeilijk heeft. Een heel bijzondere bedrijfscultuur.” Geregeld organiseert het bedrijf teamuitjes. Ook wordt aandacht besteed aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, door groene stroom in het pand, zo veel mogelijk papierloos te werken en het ondersteunen van goede doelen in de regio en daar buiten. 

Betrouwbaarheid voorop

Kleinere en grotere ondernemers kloppen bij Easy Systems aan voor hulp. “Een consultant komt dan langs om de ‘temperatuur te meten’. Hij kan een goede inschatting maken van de huidige situatie. Daarna maakt de consultant een plan. Dat kan al heel snel en is gedetailleerd. Zo zien klanten exact waar ze aan toe zijn, qua geld én tijd. Wij zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Betrouwbaarheid is erg belangrijk.” Easy Systems kan het hele purchase to pay proces automatiseren en biedt oplossingen voor in- en uitgaande facturen. “Zo kan meer werk worden gedaan met minder mensen of efficiënter met hetzelfde personeel.”

Bijzondere klanten 

Klanten zijn zeer uiteenlopend: van Kwik-Fit in Harderwijk, Nationale Opera en Ballet in Amsterdam, tot bijvoorbeeld bouw- en maakbedrijven in Nederland, België en Frankrijk. “Een derde van onze omzet verdienen we over de grens. Onze producten worden daar door lokale partners aan de man gebracht.” Ter Steege heeft veel ervaring in het bedrijfsleven. “Door mijn ervaring bij grotere bedrijven zie ik snel wat de volgende stap voor ons moet zijn, waar de groeikansen liggen.” 

Most Innovative Software Company 2018

En die groei was er zeker afgelopen jaren. Al vier jaar op rij won Easy Systems de FD Gazellen Award. Deze award wordt uitgereikt aan de snelst groeiende bedrijven van Nederland. Het belangrijkste criterium om hiervoor in aanmerking te komen is een minimale omzetgroei van 20 procent per jaar. Een nominatie voor een volgende prijs is ook al binnen. Easy Systems is in de FoodValley regio genomineerd voor de titel ‘Most innovative software company’. ICT Foodvalley Awards is een initiatief van ICT Valley en de ICT Campus. De FoodValley ICT Awards biedt een podium aan ICT bedrijven uit de FoodValley regio die zich weten te onderscheiden op basis van expansie, innovatie, duurzaamheid of bijvoorbeeld maatschappelijke betrokkenheid. De prijs wordt op 28 mei 2018 uitgereikt. 

Groeikansen liggen er nog volop voor Easy Systems, zowel in Nederland als over de grens. De toekomst van facturatie ziet er bijzonder uit. In de toekomst zullen boekhoudsystemen nog verder geautomatiseerd worden zodat systemen zelf met elkaar communiceren. Hierdoor is er dus nog minder papier nodig en manschappen op de administratieve afdeling. “Zo ver is het echter voorlopig nog niet, maar dat gaat in de toekomst zeker gebeuren.” 

delen: