Column juridisch advies: Van Veen Advocaten

vallei business | nummer 6 | januari 2011

Uw onderneming (schijn)vertegenwoordigd

Onjuist is de veronderstelling dat alleen degene die in het handelsregister als vertegenwoordigingsbevoegde persoon staat ingeschreven, een onderneming kan vertegenwoordigen. Een recente uitspraak van de Hoge Raad heeft de reeds bestaande risico’s op schijnvertegenwoordiging vergroot. Omstandigheden die in uw risicosfeer liggen kunnen uw onderneming binden aan een overeenkomst die u niet beoogde te sluiten.

Op grond van de wet kan niet alleen een rechtsgeldig vertegenwoordigingsbevoegde persoon uw onderneming binden aan een overeenkomst, maar bijvoorbeeld ook de medewerker aan wie u een volmacht hebt verleend. Indien u geen volmacht hebt verleend, kan een medewerker uw onderneming ook binden als u de rechtshandeling achteraf, al dan niet stilzwijgend, bekrachtigt. Stilzwijgende bekrachtiging kan bijvoorbeeld blijken uit betaling van de factuur die u naar aanleiding van de door uw medewerker gesloten overeenkomst heeft ontvangen. Doorgaans is dat de gebruikelijke gang van zaken binnen een bedrijf. Het risico dat daarin echter schuilt, is dat wanneer deze medewerker een overeenkomst namens uw bedrijf met een derde sluit en u deze overeenkomst niet hebt gewild, die derde kan stellen dat hij gerechtvaardigd op de vertegenwoordigingsbevoegdheid van deze medewerker mocht vertrouwen. Eerder door uw medewerker gesloten overeenkomsten hebt u immers bekrachtigd door betaling van de facturen. In een dergelijk geval volstaat niet zomaar een beroep op het handelsregister waarin een beperkt aantal personen als vertegenwoordigingsbevoegd staat vermeld.

In zijn arrest van 19 februari 2010 (ING Bank N.V./Bera Holding B.V.) is de Hoge Raad nog een stap verder gegaan. Kort samengevat ging het in die zaak om het volgende. Door een medewerker, niet zijnde vertegenwoordigingsbevoegde persoon van Bera Holding, werd aan de ING Bank de opdracht gegeven een bedrag van € 210.000,-- over te maken naar een andere bankrekening. De DGA van Bera Holding had voor die transactie geen toestemming verleend. De Hoge Raad oordeelde dat van schijn van volmachtverlening door de vertegenwoordigde (Bera Holding) ook sprake kan zijn als de ING Bank gerechtvaardigd heeft vertrouwd op volmachtverlening op grond van feiten en omstandigheden die voor risico van Bera Holding komen. Met andere woorden, u kunt gebonden worden aan een overeenkomst/rechtshandeling die u niet hebt gewild, maar waarbij bepaalde feiten en omstandigheden met zich meebrengen dat uw wederpartij erop mocht vertrouwen dat uw medewerker bevoegd was de overeenkomst namens uw bedrijf aan te gaan. In dit geval werden bijvoorbeeld de bankrekeningen door tussenkomst van de desbetreffende medewerker geopend en liepen de meeste contacten met de bank via deze medewerker. Onder meer deze feiten en omstandigheden brachten met zich mee dat de ING Bank de opdracht tot overboeking heeft mogen uitvoeren.

Er bestaan dus risico’s indien bijvoorbeeld uw ‘rechterhand’ die niet vertegenwoordigingsbevoegd is, het gezicht is van uw bedrijf naar uw wederpartij. Bepaalde feiten en omstandigheden kunnen met zich meebrengen dat deze persoon u aan een niet gewilde overeenkomst bindt. Maakt u daarom nadrukkelijke schriftelijke afspraken met een dergelijke medewerker, in die zin dat het hem duidelijk is tot hoever hij mag gaan.

Voor meer informatie: Van Veen Advocaten,

mr Hendrik Geffroy, advocaat

ondernemingsrecht en arbeidsrecht,

0318 6878 89, h.geffroy@vanveen.com

Column Juridisch Advies

mr. Hendrik Geffroy

Accountancy

Direct het juiste advies

Hoe maakt u optimaal gebruik van de specialistische kennis van uw accountant? Door te kiezen voor het gemak van automatiseren. Met VHM|Online brengt u voor uzelf boekhouden terug tot ‘scannen, uploaden en klaar’. Uw accountant heeft vervolgens altijd inzicht in de actuele stand van zaken en kan direct een op maat gesneden advies uitbrengen.

Scannen, uploaden en klaar

VHM|Online biedt ondernemers vooral gemak. Jan Veldhuizen van Van Huffelen en Meenink: “Ondernemers in het MKB hebben het al zwaar genoeg. Werkweken van 60 uur zijn eerder regel dan uitzondering. Met VHM|Online bieden we een zeer praktisch hulpmiddel. Het is de perfecte combinatie van digitalisering en persoonlijke dienstverlening.”

Hoe werkt het

De ondernemer logt in en kan zijn boekhouding met daarin alle facturen en betalingen online bekijken. Digitale facturen worden rechtstreeks verwerkt. Voor alle papieren documenten geldt letterlijk het gemak van ‘scannen, uploaden en klaar’. Het document wordt gecontroleerd en staat binnen 24 uur keurig verwerkt in de administratie. Daarmee is de boekhouding altijd actueel. Dat is zeer praktisch voor de ondernemer, die bijvoorbeeld altijd overzicht heeft over zijn debiteuren: wie moet nog betalen, hoeveel herinneringen zijn al verstuurd enzovoort. Op basis van deze actuele gegevens verzorgt VHM|Online de jaarrekening en fiscale aangiften.

Direct advies

Dankzij het actuele overzicht kan de accountant altijd gericht adviseren. Jan Veldhuizen: “Een relatie wil weten of het verantwoord is om dit jaar nog een nieuwe bedrijfsauto aan te schaffen. Omdat we alle gegevens up-to-date en bij de hand hebben, kunnen we direct goed adviseren. Hetzelfde geldt voor de nieuwe werkkostenregeling. Omdat wij de kostenstructuur kunnen inzien, weten we ook of er geen consequenties zijn voor de loonbelasting.”

Inclusief twee gesprekken

Wie kiest voor VHM|Online krijgt sowieso twee keer per jaar een persoonlijk adviesgesprek met zijn accountant. Jan Veldhuizen: “We hechten namelijk sterk aan het persoonlijk contact. Door het automatiseren van de standaard handelingen, kunnen we ons in die gesprekken volledig richten op onze adviesfunctie en benut de ondernemer onze capaciteiten optimaal.”

Complete archiefkast

Als extra service is het ook mogelijk andere documenten te scannen en op te slaan (denk aan verzekeringpolissen e.d.). Tevens kunnen personeelsdossiers aangelegd en bijgehouden worden, wordt de loonadministratie gedaan en legt VHM|Online in een eenvoudig CRM automatisch een adressenbestand aan. Relevante e-mail hoeft men niet meer te printen, maar wordt direct verwerkt.

Nieuwe ontwikkelingen

Inmiddels zijn de eerste banken al zover, dat de bankgegevens automatisch met VHM|Online gesynchroniseerd worden. De verwachting is dat alle banken snel zullen volgen. De papierstroom zal verder afnemen, wat ook weer goed is voor het milieu. Er wordt zelfs geëxperimenteerd door bij TNT Post de facturen voor de ontvanger te scannen. Dit zit nog in de testfase, maar het geeft aan dat VHM|Online aansluit bij de huidige tendens en zelfs al klaar is voor de toekomst. Wie zelf wil ervaren hoe gebruiksvriendelijk en overzichtelijk VHM|Online is, kan op www.vhmonline.nl geheel gratis de demo proberen.

vallei business | nummer 6 | januari 2011

Met VHM|Online altijd actuele gegevens

VHM|Online • Fokkerstraat 10a • 3905 KV Veenendaal

0318 553233 • Pastoor Somstraat 2 • 8162 AK Epe

0578 677377 • info@vhmonline.nl

Jan Veldhuizen

voor u gelezen

De verkoop maffia

Waarom aardig zijn beter verkoopt

Elek marketingmanager kent het boek ‘Mijn collega komt zo bij u’ van Pim Fortuijn - of zou het moeten kennen. Daarin omschrijft de helaas overleden professor en politiekvernieuwer Fortuijn hoe je niet met je klanten om moet gaan. Blijkbaar zijn er nog veel organisaties die de tips en adviezen van dat boekje uit dat boekje niet gelezen hebben of niet ter harte hebben genomen. Anders had marketingexpert Erwin Wijman het boek ‘De verkoopmaffia’ niet hoeven schrijven. Aan de hand van concrete voorbeelden uit het zakenleven schetst Wijma hoe de leverancier wel met zijn klanten moet omgaan. De auteur sluit het boek af met het zevende hoofdstuk: ‘Behandel klanten als mensen en nog veertig wenken voor wellevendheid’. Naar aanleiding van dit boek werd trouwens een onderzoek gehouden waaruit onder meer bleek dat nogal wat bedrijven en sectoren een dikke onvoldoende scoorden als het ging om klantvriendelijkheid. In een interview reageerde de auteur: ‘Onfatsoen is bedrijfsbeleid bij veel bedrijven. Ze willen verkopen, maar daarna zijn ze onbereikbaar. Ze zetten een schutting om zich heen met dure 0900-nummers, @noreply.nl-mailadressen en afschrikwekkend lange invulformulieren. Ze willen geen vrienden maar omzet maken.’ Verplichte lectuur voor alle personen die met klanten te maken hebben!

Auteur: Erwin Wijman ISBN: 97890771910 Omvang: 254 pagina’s

Uitvoering: paperback Prijs: € 19,95 Uitgeverij: Haystack, www.haystack.nl

Het anti klaag boek

Eerste hulp bij zeuren en zaniken

Ergert u zich ook vaak aan collega’s die alleen maar de negatieve kant van de zaak willen zien, en dat luidkeels communiceren? Die alleen maar zitten te zeuren, zeiken en klagen? Lees dan het boek van Bart Flos. Met de tips uit dit werk kunt u deze negatievelingen en beroepsazijnzeikers effectief van repliek dienen. Leuk en wellicht heel herkenbaar zijn de stukjes die telkens tussen de hoofdstukken door worden gebracht, getiteld ‘notoire klagers’. Daarin kan de lezer kennis maken met (of er in herkennen) onder anderen ‘de zeikende twitteraar’, ‘de gefrustreerde collega’, ‘de gestreste manager’, ‘de sacherijnige buurman’, ‘de subjectieve supporter’ en ‘de ongelukkige huisvrouw’. De schrijver geeft ook veel uitspraken en stellingen om over na te denken. Wat dacht u bijvoorbeeld van: ‘Elk probleem heeft een oplossing, als er geen oplossing is, dan is het geen probleem maar een feit.’

Auteur: Bart Flos ISBN: 97890771934

Omvang: 184 pagina’s Uitvoering: paperback Prijs: € 16,95

Over het klimaat gesproken

DHV Rondetafelgesprek

DHV is een toonaangevend internationaal advies- en ingenieursbureau dat diensten verleent en innovatieve oplossingen aanbiedt op het gebied van mobiliteit, water, bouw & industrie, gebiedsontwikkeling en milieu & duurzaamheid. Als maatschappelijk betrokken organisatie stimuleert DHV het debat over belangrijke ontwikkelingen in de samenleving. Klimaatverandering is één van de actuele thema’s, daarom organiseerde DHV er een rondetafelgesprek over. Het verslag van deze discussie werd neergelegd in een boekje. Discussieleider Inge Diepman ontving acht personen, werkzaam in verschillende disciplines. Thema was uiteraard het klimaat, en de effecten van de industrie, bouw, water en andere zaken op het milieu. Het boek is gratis te downloaden via de website www.dhv.nl/News/publications/2010/2010-10-04/Over-het-klimaat-gesproken

vallei business | nummer 6 | januari 2011