MVO: de meerwaarde voor bedrijven

MVO

MVO: Meerwaarde Voor Organisaties

Voor velen is duurzaam/maatschappelijk verantwoord ondernemen nog steeds iets nieuws, iets waar men ooit wel eens mee wil beginnen. Het ‘waarom’ is inmiddels wel doorgedrongen tot de beslissers binnen die organisaties, het ‘hoe’ is nog niet helemaal helder.

Al is de trend - of liever: de noodzaak voor - duurzaam/maatschappelijk verantwoord ondernemen enigszins naar de achtergrond gedrongen door de economische crisis, het blijft een actueel thema. En dat is het al bijna vijftig jaar! In 1953 schreef H. Bowen namelijk een boek met als titel ‘Social responsibility of businessmen’, wat leidde tot de term ‘Corporate social responsability’ (CSR, oftewel Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Niet toevallig formuleerde de oprichter van Herman Miller, D.J. DePree in dat zelfde jaar de mission statement van zijn bedrijf, waarin hij beloofde een goede ‘beheerder’ te zijn voor het milieu.

Verandering

Waarom zou je eigenlijk aan MVO gaan doen met je organisatie? De rol van de zakenwereld is aan het veranderen, net zoals de gehele wereld om ons heen verandert. Ondernemingen realiseren zich meer en meer dat ze zich niet alleen maar moeten focussen op hun winstmarge. Ze moeten zich bewust worden van hun verantwoordelijkheid naar hun omgeving, de maatschappij waarin ze opereren - om te kunnen voldoen aan de verwachtingen van hun stakeholders.

Uit een onderzoek, gehouden in 2008 in Amerika, bleek dat maar liefst 79 procent van de ruim 1.000 ondervraagde personen bereid was van merk te wisselen (bij gelijke prijs en kwaliteit) als het nieuwe merk een bepaalde maatschappelijke betrokkenheid had. Maar het zijn niet alleen de consumenten die liever producten van een MVO-merk aanschaffen: de inspanningen op het gebied van milieu en maatschappij zijn belangrijke voorwaarden geworden voor potentiële investeerders, vrijwel even belangrijk als de financiële prestaties van een onderneming. Bovendien blijkt uit allerlei onderzoeken dat werknemers van bedrijven die zich gecommitteerd hebben aan MVO, een veel grotere loyaliteit jegens hun werkgever hebben en meeprofiteren van de betere reputatie.

Als gevolg van die betrokkenheid kan een op MVO gebaseerde strategie ervoor zorgen dat de winsten van een organisatie groter worden omdat ze manieren aanreiken om hun kosten terug te brengen (energie, bijvoorbeeld). MVO is een cruciaal managementtool geworden dat er voor zorgt dat organisaties hun beslissingen op andere motieven baseren.

Ommezwaai

Het probleem is echter: hoe zorg je in je organisatie voor een ommezwaai naar een op MVO-principes gebaseerde handelwijze? Vaak moet de gehele manier van werken worden aangepast, evenals de mentaliteit van alle medewerkers. Maatschappelijke verantwoordelijkheid moet in de hele organisatie doordringen, niet alleen bij de leiding of bij de productieafdeling. Met name de leiding zal in eerste instantie zeggen: leuk dat MVO, maar wat schieten wij er financieel mee op? Het antwoord op die vraag kan inmiddels als volgt worden geformuleerd: meer winst, lagere kosten, grotere integriteit (imago!) en, het belangrijkste: tevreden medewerkers.

Beschouw het omvormen van de organisatie als een proces dat uitzicht zal bieden op risico’s en kansen waar je van tevoren nooit aan gedacht zou hebben. Bovendien kun je, door een degelijke MVO-strategie te implementeren, je organisatie efficiënter managen en op die manier een voorsprong behalen op de concurrentie.

De beste manier om die MVO-omvorming in gang te zetten, is om binnen de organisatie één persoon (of een team/werkgroep) aan te stellen die het proces moet initiëren, begeleiden en sturen. In het ideale geval is dat team samengesteld uit vertegenwoordigers van alle afdelingen, zodat de gehele organisatie erbij betrokken is. Zij moeten hun directe collega’s niet alleen weten te overtuigen van het nut (en de noodzaak) van een MVO-instelling, maar hen ook op de hoogte houden van de ontwikkelingen op andere afdelingen – en zo de voortgang in en door het gehele bedrijf communiceren. Zo kunnen ideeën die één afdeling bedenkt, nuttig zijn voor andere afdelingen.

Als de ‘eigen’ mensen eenmaal overtuigd zijn, kan de volgende stap worden genomen: de gezinsleden van de medewerkers. Vervolgens kan de leveranciers worden gevraagd naar hun activiteiten op MVO-gebied, en daarna de directe maatschappelijke omgeving van de organisatie.

Enkele suggesties:

- Overtuig de directie van het nut en de voordelen van een MVO-beleid.

- Stel een persoon aan die de implementatie van het MVO-beleid gaat sturen. Vraag hem of haar om regelmatig voortgangsmemo’s rond te sturen.

- Betrek de voornaamste stakeholders bij het proces.

- Maak een inventarisatie van reeds genomen maatregelen en initiatieven (zoals ISO9000, ISO 14000 of andere normen en standaarden).

- Laat de medewerkers actief meedenken over en meedoen aan MVO-projecten.

- Wijd een gedeelte van de website van de organisatie aan de MVO-initiatieven en -projecten.

- Breng elk jaar een verslag uit van de MVO-activiteiten van je organisatie: wat is bereikt, wat zijn de volgende doelen? Lever dit verslag aan bij zowel de eigen mensen als alle stakeholders.

- Blijf vragen om suggesties en ideeën.

Opzetjes

Hoe maak je nu een selectie van al die ideeën en suggesties? We geven enkele opzetjes:

- Personeelsbeleid. Heeft de organisatie een verlicht beleid als het gaat om indienstneming, opleiding, gezondheid, veiligheid en welbevinden van het personeel? Dit zou een goed begin zijn: tevreden medewerkers willen graag meedenken over verdere verbeteringen in de organisatie.

- Marketing. Bouwt de organisatie duurzame relaties op met de klanten in het bijzonder en het publiek in het algemeen door (minimaal) te voldoen aan de verwachtingen die de klanten van de organisatie hebben?

- Milieu. Doet de organisatie wel iets aan duurzaamheid en verantwoord gebruik van energie en grondstoffen? Worden bijvoorbeeld alle blikjes van de frisdranken, het glas, het papier en het plastic gerecycled? Een verantwoord milieubeleid kan de kosten omlaag brengen en de bedrijfsprocessen verbeteren.

- Omgeving. Is de organisatie een ‘goede buur’? Speelt hij een actieve en constructieve rol in de maatschappij en de directe omgeving? Dat kan op heel veel manieren, van de aanleg van een trapveldje tot het sponsoren van een buurtfeest.

- Collega-ondernemers. Praat met collega-ondernemers en de gemeente, en overleg wat eventueel gezamenlijk kan worden gedaan, op een grotere schaal. Van hen kun je ook goede ideeën overnemen.

Goede ideeën

1. Groene agenda: Veel landen hebben inmiddels een groene agenda opgesteld, waarom zouden organisaties dat dan niet doen? Uit recent onderzoek in het Verenigd Koninkrijk is gebleken dat gemiddeld 20 procent van hun energieverbruik van ondernemingen te wijten is aan verspilling. Zuiniger (verstandiger) omgaan met energie is dus een noodzaak, geen luxe.

Het is al vaker gezegd: als je ‘s avonds van kantoor weggaat, zet dan je PC en de monitor uit en doe alle lichten uit. Eigenlijk verbazingwekkend hoeveel kantoorverlichting er ’s nachts nog brandt terwijl er geen mens meer aanwezig is. Maar ook hoe weinig men nog gebruik maakt van energiezuinige LED-verlichting, dubbelzijdig afdrukken, zwart-wit printen waar maar enigszins mogelijk, in kleur afdrukken ontmoedigen. Carpoolen van de medewerkers bevorderen, een fietsplan instellen, vergaderen tot een minimum beperken en indien mogelijk, aan videoconferencing te doen. De lijst van mogelijkheden is heel erg lang.

2. Zorg voor meer betrokkenheid bij het personeel. De communicatie met de medewerkers is nog nooit zo belangrijk geweest. Zorg dat ze het gevoel hebben, deel uit te maken van een langetermijnoplossing, en niet dat ze een kortetermijn probleem zijn. Zorg er ook voor dat ze trots zijn op hun organisatie: hou hen op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie, zodat ze anderen (externen) daarover kunnen vertellen. Doordring hen ook van het belang van een MVO-beleid, zowel voor de organisatie als henzelf en de gehele maatschappij. Dring er bij de managers op aan, open te zijn over alle projecten, ontwikkelingen en initiatieven op het gebied van MVO in de organisatie. Laat hen ook praten over mislukte projecten, en de redenen voor die mislukking. In elk kantoor is een tam-tam, en geruchten zijn moeilijk te ontzenuwen. Slecht nieuws gaat sneller dan goed nieuws, en je zult er van staan te kijken wat het schoonmaakpersoneel allemaal ‘weet’.

3. Koppel MVO altijd aan je zakelijke doelstellingen. Zorg dat in elke communicatie met externen het MVO-beleid wordt genoemd en geroemd. Presenteer het beleid als een win-win situatie. Op elk terrein waarop je organisatie actief is, dient een zakelijk voordeel van MVO te worden gerealiseerd, anders is het niet duurzaam.

4. Laat MVO een vast onderdeel uitmaken van het imago van je organisatie. Zorg dat de medewerkers actief deelnemen aan diverse MVO-activiteiten en beloon ze als ze zich daar vrijwillig voor aanmelden. Als je organisatie zich zeer betrokken toont bij de directe omgeving, kan dat veel voordelen voor de organisatie opleveren. Dit heeft een positief effect op de merknaam-waarde, de motivatie bij de medewerkers vergroten, en de organisatie aantrekkelijker maken voor nieuwe medewerkers. Een slecht imago (niet-MVO) kan er voor zorgen dat klanten en gewaardeerde medewerkers weglopen.

5. Laat je medewerkers als ambassadeurs fungeren voor je organisatie. Als je bovenstaande suggesties hebt opgevolgd, weten ze precies wat er binnen het bedrijf aan de hand is op MVO-gebied. Zorg dat ze dit ook naar buiten toe uitdragen.

6. Waardeer en beloon je medewerkers. Erken hun inspanningen op het gebied van MVO-activiteiten. Laat eventuele bonussen niet alleen afhangen van omzet, maar ook van dergelijke inspanningen. Het blijkt keer op keer dat ervaren en goede mensen hun talenten elders gaan ontplooien als ze zich niet gewaardeerd en erkend voelen.

7. Informeer de externe stakeholders. Investeerders zien MVO nog steeds vaak als een al of niet verborgen kostenpost. Gewoonlijk is het tegenovergestelde waar. Een verlichte HR-praktijk kan helpen bij het besparen op kosten voor tijdelijk personeel, en bij het aantrekken en behouden van betrokken mensen. Milieumaatregelen leveren je in ieder geval geld op - en een goed imago.

8. Vier successen. Als een MVO-project succesvol wordt afgesloten, vier dat dan niet alleen met de betrokken mensen, maar met het gehele bedrijf. En natuurlijk breng je de buitenwacht hiervan op de hoogte.

Wat je niet zou moeten doen:

1. Loze gebaren maken. MVO is geen liefdadigheid. Een jaarlijkse gift van een paar duizend euro aan een goed doel wordt gewaardeerd, maar het is geen MVO.

2. Jaar na jaar vasthouden aan dezelfde programma’s. Zorg voor variatie in je doelstellingen (pas ze aan de dynamiek van de organisatie aan, of aan externe ontwikkelingen) en leer van je fouten.

3. Geld is niet alles. MVO gaat meer over het delen van vaardigheden en tijd, dan over het geven van geld. Zoek naar projecten waarbij de kennis en vaardigheden van de medewerkers wordt gevraagd, en niet hun financiële bijdrage.

Belangrijkste voordelen van een MVO-bewust beleid

- Verbetering van de reputatie van het bedrijf, zowel bij eigen personeel als bij externen.

- Verhoging van de productiviteit dankzij verbeterde innovatie en efficiëntie.

- Bredere klantenbasis dankzij ethisch verantwoord milieubeleid

- Motivatie van de medewerkers en een betere onderlinge verstandhouding

- Aantrekken van goed personeel

- Grotere tevredenheid bij de leiding en de medewerkers

De conclusie die mag worden getrokken, is dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen geen hype of voorbijgaande trend is. Het is juist gericht op de lange termijn, op groei en de toekomst van ondernemingen. Daarnaast kost het echt niet zo veel om een eerlijk, verantwoordelijk beleid te voeren. Met het implementeren van dergelijk beleid in je organisatie (ongeacht de grootte van de organisatie) maak je je bedrijf meer winstgevend en beter voor de mensen die er voor werken of er kopen, de directe omgeving en het milieu. Door rekening te houden met de economische, milieutechnische en maatschappelijke impact van je bedrijfsstrategieën draag je bij aan een betere maatschappij en een gezondere planeet. Alles wat je nodig hebt om een goed MVO-beleid te starten, is de wil om het verschil te maken en enige vastberadenheid om het door te zetten.

vallei business | nummer 6 | januari 2011

Al is de trend - of liever: de noodzaak voor - duurzaam/maatschappelijk verantwoord ondernemen enigszins naar de achtergrond gedrongen door de economische crisis, het blijft een actueel thema. En dat is het al bijna vijftig jaar! In 1953 schreef H. Bowen namelijk een boek met als titel ‘Social responsibility of businessmen’, wat leidde tot de term ‘Corporate social responsability’ (CSR, oftewel Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Niet toevallig formuleerde de oprichter van Herman Miller, D.J. DePree in dat zelfde jaar de mission statement van zijn bedrijf, waarin hij beloofde een goede ‘beheerder’ te zijn voor het milieu.

Verandering

Waarom zou je eigenlijk aan MVO gaan doen met je organisatie? De rol van de zakenwereld is aan het veranderen, net zoals de gehele wereld om ons heen verandert. Ondernemingen realiseren zich meer en meer dat ze zich niet alleen maar moeten focussen op hun winstmarge. Ze moeten zich bewust worden van hun verantwoordelijkheid naar hun omgeving, de maatschappij waarin ze opereren - om te kunnen voldoen aan de verwachtingen van hun stakeholders.

Uit een onderzoek, gehouden in 2008 in Amerika, bleek dat maar liefst 79 procent van de ruim 1.000 ondervraagde personen bereid was van merk te wisselen (bij gelijke prijs en kwaliteit) als het nieuwe merk een bepaalde maatschappelijke betrokkenheid had. Maar het zijn niet alleen de consumenten die liever producten van een MVO-merk aanschaffen: de inspanningen op het gebied van milieu en maatschappij zijn belangrijke voorwaarden geworden voor potentiële investeerders, vrijwel even belangrijk als de financiële prestaties van een onderneming. Bovendien blijkt uit allerlei onderzoeken dat werknemers van bedrijven die zich gecommitteerd hebben aan MVO, een veel grotere loyaliteit jegens hun werkgever hebben en meeprofiteren van de betere reputatie.

Als gevolg van die betrokkenheid kan een op MVO gebaseerde strategie ervoor zorgen dat de winsten van een organisatie groter worden omdat ze manieren aanreiken om hun kosten terug te brengen (energie, bijvoorbeeld). MVO is een cruciaal managementtool geworden dat er voor zorgt dat organisaties hun beslissingen op andere motieven baseren.

Ommezwaai

Het probleem is echter: hoe zorg je in je organisatie voor een ommezwaai naar een op MVO-principes gebaseerde handelwijze? Vaak moet de gehele manier van werken worden aangepast, evenals de mentaliteit van alle medewerkers. Maatschappelijke verantwoordelijkheid moet in de hele organisatie doordringen, niet alleen bij de leiding of bij de productieafdeling. Met name de leiding zal in eerste instantie zeggen: leuk dat MVO, maar wat schieten wij er financieel mee op? Het antwoord op die vraag kan inmiddels als volgt worden geformuleerd: meer winst, lagere kosten, grotere integriteit (imago!) en, het belangrijkste: tevreden medewerkers.

Beschouw het omvormen van de organisatie als een proces dat uitzicht zal bieden op risico’s en kansen waar je van tevoren nooit aan gedacht zou hebben. Bovendien kun je, door een degelijke MVO-strategie te implementeren, je organisatie efficiënter managen en op die manier een voorsprong behalen op de concurrentie.

De beste manier om die MVO-omvorming in gang te zetten, is om binnen de organisatie één persoon (of een team/werkgroep) aan te stellen die het proces moet initiëren, begeleiden en sturen. In het ideale geval is dat team samengesteld uit vertegenwoordigers van alle afdelingen, zodat de gehele organisatie erbij betrokken is. Zij moeten hun directe collega’s niet alleen weten te overtuigen van het nut (en de noodzaak) van een MVO-instelling, maar hen ook op de hoogte houden van de ontwikkelingen op andere afdelingen – en zo de voortgang in en door het gehele bedrijf communiceren. Zo kunnen ideeën die één afdeling bedenkt, nuttig zijn voor andere afdelingen.

Als de ‘eigen’ mensen eenmaal overtuigd zijn, kan de volgende stap worden genomen: de gezinsleden van de medewerkers. Vervolgens kan de leveranciers worden gevraagd naar hun activiteiten op MVO-gebied, en daarna de directe maatschappelijke omgeving van de organisatie.

Enkele suggesties:

- Overtuig de directie van het nut en de voordelen van een MVO-beleid.

- Stel een persoon aan die de implementatie van het MVO-beleid gaat sturen. Vraag hem of haar om regelmatig voortgangsmemo’s rond te sturen.

- Betrek de voornaamste stakeholders bij het proces.

- Maak een inventarisatie van reeds genomen maatregelen en initiatieven (zoals ISO9000, ISO 14000 of andere normen en standaarden).

- Laat de medewerkers actief meedenken over en meedoen aan MVO-projecten.

- Wijd een gedeelte van de website van de organisatie aan de MVO-initiatieven en -projecten.

- Breng elk jaar een verslag uit van de MVO-activiteiten van je organisatie: wat is bereikt, wat zijn de volgende doelen? Lever dit verslag aan bij zowel de eigen mensen als alle stakeholders.

- Blijf vragen om suggesties en ideeën.

Opzetjes

Hoe maak je nu een selectie van al die ideeën en suggesties? We geven enkele opzetjes:

- Personeelsbeleid. Heeft de organisatie een verlicht beleid als het gaat om indienstneming, opleiding, gezondheid, veiligheid en welbevinden van het personeel? Dit zou een goed begin zijn: tevreden medewerkers willen graag meedenken over verdere verbeteringen in de organisatie.

- Marketing. Bouwt de organisatie duurzame relaties op met de klanten in het bijzonder en het publiek in het algemeen door (minimaal) te voldoen aan de verwachtingen die de klanten van de organisatie hebben?

- Milieu. Doet de organisatie wel iets aan duurzaamheid en verantwoord gebruik van energie en grondstoffen? Worden bijvoorbeeld alle blikjes van de frisdranken, het glas, het papier en het plastic gerecycled? Een verantwoord milieubeleid kan de kosten omlaag brengen en de bedrijfsprocessen verbeteren.

- Omgeving. Is de organisatie een ‘goede buur’? Speelt hij een actieve en constructieve rol in de maatschappij en de directe omgeving? Dat kan op heel veel manieren, van de aanleg van een trapveldje tot het sponsoren van een buurtfeest.

- Collega-ondernemers. Praat met collega-ondernemers en de gemeente, en overleg wat eventueel gezamenlijk kan worden gedaan, op een grotere schaal. Van hen kun je ook goede ideeën overnemen.

Goede ideeën

1. Groene agenda: Veel landen hebben inmiddels een groene agenda opgesteld, waarom zouden organisaties dat dan niet doen? Uit recent onderzoek in het Verenigd Koninkrijk is gebleken dat gemiddeld 20 procent van hun energieverbruik van ondernemingen te wijten is aan verspilling. Zuiniger (verstandiger) omgaan met energie is dus een noodzaak, geen luxe.

Het is al vaker gezegd: als je ‘s avonds van kantoor weggaat, zet dan je PC en de monitor uit en doe alle lichten uit. Eigenlijk verbazingwekkend hoeveel kantoorverlichting er ’s nachts nog brandt terwijl er geen mens meer aanwezig is. Maar ook hoe weinig men nog gebruik maakt van energiezuinige LED-verlichting, dubbelzijdig afdrukken, zwart-wit printen waar maar enigszins mogelijk, in kleur afdrukken ontmoedigen. Carpoolen van de medewerkers bevorderen, een fietsplan instellen, vergaderen tot een minimum beperken en indien mogelijk, aan videoconferencing te doen. De lijst van mogelijkheden is heel erg lang.

2. Zorg voor meer betrokkenheid bij het personeel. De communicatie met de medewerkers is nog nooit zo belangrijk geweest. Zorg dat ze het gevoel hebben, deel uit te maken van een langetermijnoplossing, en niet dat ze een kortetermijn probleem zijn. Zorg er ook voor dat ze trots zijn op hun organisatie: hou hen op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie, zodat ze anderen (externen) daarover kunnen vertellen. Doordring hen ook van het belang van een MVO-beleid, zowel voor de organisatie als henzelf en de gehele maatschappij. Dring er bij de managers op aan, open te zijn over alle projecten, ontwikkelingen en initiatieven op het gebied van MVO in de organisatie. Laat hen ook praten over mislukte projecten, en de redenen voor die mislukking. In elk kantoor is een tam-tam, en geruchten zijn moeilijk te ontzenuwen. Slecht nieuws gaat sneller dan goed nieuws, en je zult er van staan te kijken wat het schoonmaakpersoneel allemaal ‘weet’.

3. Koppel MVO altijd aan je zakelijke doelstellingen. Zorg dat in elke communicatie met externen het MVO-beleid wordt genoemd en geroemd. Presenteer het beleid als een win-win situatie. Op elk terrein waarop je organisatie actief is, dient een zakelijk voordeel van MVO te worden gerealiseerd, anders is het niet duurzaam.

4. Laat MVO een vast onderdeel uitmaken van het imago van je organisatie. Zorg dat de medewerkers actief deelnemen aan diverse MVO-activiteiten en beloon ze als ze zich daar vrijwillig voor aanmelden. Als je organisatie zich zeer betrokken toont bij de directe omgeving, kan dat veel voordelen voor de organisatie opleveren. Dit heeft een positief effect op de merknaam-waarde, de motivatie bij de medewerkers vergroten, en de organisatie aantrekkelijker maken voor nieuwe medewerkers. Een slecht imago (niet-MVO) kan er voor zorgen dat klanten en gewaardeerde medewerkers weglopen.

5. Laat je medewerkers als ambassadeurs fungeren voor je organisatie. Als je bovenstaande suggesties hebt opgevolgd, weten ze precies wat er binnen het bedrijf aan de hand is op MVO-gebied. Zorg dat ze dit ook naar buiten toe uitdragen.

6. Waardeer en beloon je medewerkers. Erken hun inspanningen op het gebied van MVO-activiteiten. Laat eventuele bonussen niet alleen afhangen van omzet, maar ook van dergelijke inspanningen. Het blijkt keer op keer dat ervaren en goede mensen hun talenten elders gaan ontplooien als ze zich niet gewaardeerd en erkend voelen.

7. Informeer de externe stakeholders. Investeerders zien MVO nog steeds vaak als een al of niet verborgen kostenpost. Gewoonlijk is het tegenovergestelde waar. Een verlichte HR-praktijk kan helpen bij het besparen op kosten voor tijdelijk personeel, en bij het aantrekken en behouden van betrokken mensen. Milieumaatregelen leveren je in ieder geval geld op - en een goed imago.

8. Vier successen. Als een MVO-project succesvol wordt afgesloten, vier dat dan niet alleen met de betrokken mensen, maar met het gehele bedrijf. En natuurlijk breng je de buitenwacht hiervan op de hoogte.

Wat je niet zou moeten doen:

1. Loze gebaren maken. MVO is geen liefdadigheid. Een jaarlijkse gift van een paar duizend euro aan een goed doel wordt gewaardeerd, maar het is geen MVO.

2. Jaar na jaar vasthouden aan dezelfde programma’s. Zorg voor variatie in je doelstellingen (pas ze aan de dynamiek van de organisatie aan, of aan externe ontwikkelingen) en leer van je fouten.

3. Geld is niet alles. MVO gaat meer over het delen van vaardigheden en tijd, dan over het geven van geld. Zoek naar projecten waarbij de kennis en vaardigheden van de medewerkers wordt gevraagd, en niet hun financiële bijdrage.

Belangrijkste voordelen van een MVO-bewust beleid

- Verbetering van de reputatie van het bedrijf, zowel bij eigen personeel als bij externen.

- Verhoging van de productiviteit dankzij verbeterde innovatie en efficiëntie.

- Bredere klantenbasis dankzij ethisch verantwoord milieubeleid

- Motivatie van de medewerkers en een betere onderlinge verstandhouding

- Aantrekken van goed personeel

- Grotere tevredenheid bij de leiding en de medewerkers

De conclusie die mag worden getrokken, is dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen geen hype of voorbijgaande trend is. Het is juist gericht op de lange termijn, op groei en de toekomst van ondernemingen. Daarnaast kost het echt niet zo veel om een eerlijk, verantwoordelijk beleid te voeren. Met het implementeren van dergelijk beleid in je organisatie (ongeacht de grootte van de organisatie) maak je je bedrijf meer winstgevend en beter voor de mensen die er voor werken of er kopen, de directe omgeving en het milieu. Door rekening te houden met de economische, milieutechnische en maatschappelijke impact van je bedrijfsstrategieën draag je bij aan een betere maatschappij en een gezondere planeet. Alles wat je nodig hebt om een goed MVO-beleid te starten, is de wil om het verschil te maken en enige vastberadenheid om het door te zetten.

vallei business | nummer 6 | januari 2011

Al is de trend - of liever: de noodzaak voor - duurzaam/maatschappelijk verantwoord ondernemen enigszins naar de achtergrond gedrongen door de economische crisis, het blijft een actueel thema. En dat is het al bijna vijftig jaar! In 1953 schreef H. Bowen namelijk een boek met als titel ‘Social responsibility of businessmen’, wat leidde tot de term ‘Corporate social responsability’ (CSR, oftewel Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Niet toevallig formuleerde de oprichter van Herman Miller, D.J. DePree in dat zelfde jaar de mission statement van zijn bedrijf, waarin hij beloofde een goede ‘beheerder’ te zijn voor het milieu.

Verandering

Waarom zou je eigenlijk aan MVO gaan doen met je organisatie? De rol van de zakenwereld is aan het veranderen, net zoals de gehele wereld om ons heen verandert. Ondernemingen realiseren zich meer en meer dat ze zich niet alleen maar moeten focussen op hun winstmarge. Ze moeten zich bewust worden van hun verantwoordelijkheid naar hun omgeving, de maatschappij waarin ze opereren - om te kunnen voldoen aan de verwachtingen van hun stakeholders.

Uit een onderzoek, gehouden in 2008 in Amerika, bleek dat maar liefst 79 procent van de ruim 1.000 ondervraagde personen bereid was van merk te wisselen (bij gelijke prijs en kwaliteit) als het nieuwe merk een bepaalde maatschappelijke betrokkenheid had. Maar het zijn niet alleen de consumenten die liever producten van een MVO-merk aanschaffen: de inspanningen op het gebied van milieu en maatschappij zijn belangrijke voorwaarden geworden voor potentiële investeerders, vrijwel even belangrijk als de financiële prestaties van een onderneming. Bovendien blijkt uit allerlei onderzoeken dat werknemers van bedrijven die zich gecommitteerd hebben aan MVO, een veel grotere loyaliteit jegens hun werkgever hebben en meeprofiteren van de betere reputatie.

Als gevolg van die betrokkenheid kan een op MVO gebaseerde strategie ervoor zorgen dat de winsten van een organisatie groter worden omdat ze manieren aanreiken om hun kosten terug te brengen (energie, bijvoorbeeld). MVO is een cruciaal managementtool geworden dat er voor zorgt dat organisaties hun beslissingen op andere motieven baseren.

Ommezwaai

Het probleem is echter: hoe zorg je in je organisatie voor een ommezwaai naar een op MVO-principes gebaseerde handelwijze? Vaak moet de gehele manier van werken worden aangepast, evenals de mentaliteit van alle medewerkers. Maatschappelijke verantwoordelijkheid moet in de hele organisatie doordringen, niet alleen bij de leiding of bij de productieafdeling. Met name de leiding zal in eerste instantie zeggen: leuk dat MVO, maar wat schieten wij er financieel mee op? Het antwoord op die vraag kan inmiddels als volgt worden geformuleerd: meer winst, lagere kosten, grotere integriteit (imago!) en, het belangrijkste: tevreden medewerkers.

Beschouw het omvormen van de organisatie als een proces dat uitzicht zal bieden op risico’s en kansen waar je van tevoren nooit aan gedacht zou hebben. Bovendien kun je, door een degelijke MVO-strategie te implementeren, je organisatie efficiënter managen en op die manier een voorsprong behalen op de concurrentie.

De beste manier om die MVO-omvorming in gang te zetten, is om binnen de organisatie één persoon (of een team/werkgroep) aan te stellen die het proces moet initiëren, begeleiden en sturen. In het ideale geval is dat team samengesteld uit vertegenwoordigers van alle afdelingen, zodat de gehele organisatie erbij betrokken is. Zij moeten hun directe collega’s niet alleen weten te overtuigen van het nut (en de noodzaak) van een MVO-instelling, maar hen ook op de hoogte houden van de ontwikkelingen op andere afdelingen – en zo de voortgang in en door het gehele bedrijf communiceren. Zo kunnen ideeën die één afdeling bedenkt, nuttig zijn voor andere afdelingen.

Als de ‘eigen’ mensen eenmaal overtuigd zijn, kan de volgende stap worden genomen: de gezinsleden van de medewerkers. Vervolgens kan de leveranciers worden gevraagd naar hun activiteiten op MVO-gebied, en daarna de directe maatschappelijke omgeving van de organisatie.

Enkele suggesties:

- Overtuig de directie van het nut en de voordelen van een MVO-beleid.

- Stel een persoon aan die de implementatie van het MVO-beleid gaat sturen. Vraag hem of haar om regelmatig voortgangsmemo’s rond te sturen.

- Betrek de voornaamste stakeholders bij het proces.

- Maak een inventarisatie van reeds genomen maatregelen en initiatieven (zoals ISO9000, ISO 14000 of andere normen en standaarden).

- Laat de medewerkers actief meedenken over en meedoen aan MVO-projecten.

- Wijd een gedeelte van de website van de organisatie aan de MVO-initiatieven en -projecten.

- Breng elk jaar een verslag uit van de MVO-activiteiten van je organisatie: wat is bereikt, wat zijn de volgende doelen? Lever dit verslag aan bij zowel de eigen mensen als alle stakeholders.

- Blijf vragen om suggesties en ideeën.

Opzetjes

Hoe maak je nu een selectie van al die ideeën en suggesties? We geven enkele opzetjes:

- Personeelsbeleid. Heeft de organisatie een verlicht beleid als het gaat om indienstneming, opleiding, gezondheid, veiligheid en welbevinden van het personeel? Dit zou een goed begin zijn: tevreden medewerkers willen graag meedenken over verdere verbeteringen in de organisatie.

- Marketing. Bouwt de organisatie duurzame relaties op met de klanten in het bijzonder en het publiek in het algemeen door (minimaal) te voldoen aan de verwachtingen die de klanten van de organisatie hebben?

- Milieu. Doet de organisatie wel iets aan duurzaamheid en verantwoord gebruik van energie en grondstoffen? Worden bijvoorbeeld alle blikjes van de frisdranken, het glas, het papier en het plastic gerecycled? Een verantwoord milieubeleid kan de kosten omlaag brengen en de bedrijfsprocessen verbeteren.

- Omgeving. Is de organisatie een ‘goede buur’? Speelt hij een actieve en constructieve rol in de maatschappij en de directe omgeving? Dat kan op heel veel manieren, van de aanleg van een trapveldje tot het sponsoren van een buurtfeest.

- Collega-ondernemers. Praat met collega-ondernemers en de gemeente, en overleg wat eventueel gezamenlijk kan worden gedaan, op een grotere schaal. Van hen kun je ook goede ideeën overnemen.

Goede ideeën

1. Groene agenda: Veel landen hebben inmiddels een groene agenda opgesteld, waarom zouden organisaties dat dan niet doen? Uit recent onderzoek in het Verenigd Koninkrijk is gebleken dat gemiddeld 20 procent van hun energieverbruik van ondernemingen te wijten is aan verspilling. Zuiniger (verstandiger) omgaan met energie is dus een noodzaak, geen luxe.

Het is al vaker gezegd: als je ‘s avonds van kantoor weggaat, zet dan je PC en de monitor uit en doe alle lichten uit. Eigenlijk verbazingwekkend hoeveel kantoorverlichting er ’s nachts nog brandt terwijl er geen mens meer aanwezig is. Maar ook hoe weinig men nog gebruik maakt van energiezuinige LED-verlichting, dubbelzijdig afdrukken, zwart-wit printen waar maar enigszins mogelijk, in kleur afdrukken ontmoedigen. Carpoolen van de medewerkers bevorderen, een fietsplan instellen, vergaderen tot een minimum beperken en indien mogelijk, aan videoconferencing te doen. De lijst van mogelijkheden is heel erg lang.

2. Zorg voor meer betrokkenheid bij het personeel. De communicatie met de medewerkers is nog nooit zo belangrijk geweest. Zorg dat ze het gevoel hebben, deel uit te maken van een langetermijnoplossing, en niet dat ze een kortetermijn probleem zijn. Zorg er ook voor dat ze trots zijn op hun organisatie: hou hen op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie, zodat ze anderen (externen) daarover kunnen vertellen. Doordring hen ook van het belang van een MVO-beleid, zowel voor de organisatie als henzelf en de gehele maatschappij. Dring er bij de managers op aan, open te zijn over alle projecten, ontwikkelingen en initiatieven op het gebied van MVO in de organisatie. Laat hen ook praten over mislukte projecten, en de redenen voor die mislukking. In elk kantoor is een tam-tam, en geruchten zijn moeilijk te ontzenuwen. Slecht nieuws gaat sneller dan goed nieuws, en je zult er van staan te kijken wat het schoonmaakpersoneel allemaal ‘weet’.

3. Koppel MVO altijd aan je zakelijke doelstellingen. Zorg dat in elke communicatie met externen het MVO-beleid wordt genoemd en geroemd. Presenteer het beleid als een win-win situatie. Op elk terrein waarop je organisatie actief is, dient een zakelijk voordeel van MVO te worden gerealiseerd, anders is het niet duurzaam.

4. Laat MVO een vast onderdeel uitmaken van het imago van je organisatie. Zorg dat de medewerkers actief deelnemen aan diverse MVO-activiteiten en beloon ze als ze zich daar vrijwillig voor aanmelden. Als je organisatie zich zeer betrokken toont bij de directe omgeving, kan dat veel voordelen voor de organisatie opleveren. Dit heeft een positief effect op de merknaam-waarde, de motivatie bij de medewerkers vergroten, en de organisatie aantrekkelijker maken voor nieuwe medewerkers. Een slecht imago (niet-MVO) kan er voor zorgen dat klanten en gewaardeerde medewerkers weglopen.

5. Laat je medewerkers als ambassadeurs fungeren voor je organisatie. Als je bovenstaande suggesties hebt opgevolgd, weten ze precies wat er binnen het bedrijf aan de hand is op MVO-gebied. Zorg dat ze dit ook naar buiten toe uitdragen.

6. Waardeer en beloon je medewerkers. Erken hun inspanningen op het gebied van MVO-activiteiten. Laat eventuele bonussen niet alleen afhangen van omzet, maar ook van dergelijke inspanningen. Het blijkt keer op keer dat ervaren en goede mensen hun talenten elders gaan ontplooien als ze zich niet gewaardeerd en erkend voelen.

7. Informeer de externe stakeholders. Investeerders zien MVO nog steeds vaak als een al of niet verborgen kostenpost. Gewoonlijk is het tegenovergestelde waar. Een verlichte HR-praktijk kan helpen bij het besparen op kosten voor tijdelijk personeel, en bij het aantrekken en behouden van betrokken mensen. Milieumaatregelen leveren je in ieder geval geld op - en een goed imago.

8. Vier successen. Als een MVO-project succesvol wordt afgesloten, vier dat dan niet alleen met de betrokken mensen, maar met het gehele bedrijf. En natuurlijk breng je de buitenwacht hiervan op de hoogte.

Wat je niet zou moeten doen:

1. Loze gebaren maken. MVO is geen liefdadigheid. Een jaarlijkse gift van een paar duizend euro aan een goed doel wordt gewaardeerd, maar het is geen MVO.

2. Jaar na jaar vasthouden aan dezelfde programma’s. Zorg voor variatie in je doelstellingen (pas ze aan de dynamiek van de organisatie aan, of aan externe ontwikkelingen) en leer van je fouten.

3. Geld is niet alles. MVO gaat meer over het delen van vaardigheden en tijd, dan over het geven van geld. Zoek naar projecten waarbij de kennis en vaardigheden van de medewerkers wordt gevraagd, en niet hun financiële bijdrage.

Belangrijkste voordelen van een MVO-bewust beleid

- Verbetering van de reputatie van het bedrijf, zowel bij eigen personeel als bij externen.

- Verhoging van de productiviteit dankzij verbeterde innovatie en efficiëntie.

- Bredere klantenbasis dankzij ethisch verantwoord milieubeleid

- Motivatie van de medewerkers en een betere onderlinge verstandhouding

- Aantrekken van goed personeel

- Grotere tevredenheid bij de leiding en de medewerkers

De conclusie die mag worden getrokken, is dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen geen hype of voorbijgaande trend is. Het is juist gericht op de lange termijn, op groei en de toekomst van ondernemingen. Daarnaast kost het echt niet zo veel om een eerlijk, verantwoordelijk beleid te voeren. Met het implementeren van dergelijk beleid in je organisatie (ongeacht de grootte van de organisatie) maak je je bedrijf meer winstgevend en beter voor de mensen die er voor werken of er kopen, de directe omgeving en het milieu. Door rekening te houden met de economische, milieutechnische en maatschappelijke impact van je bedrijfsstrategieën draag je bij aan een betere maatschappij en een gezondere planeet. Alles wat je nodig hebt om een goed MVO-beleid te starten, is de wil om het verschil te maken en enige vastberadenheid om het door te zetten.

vallei business | nummer 6 | januari 2011