Xperit: Blauwdruk van processen maken

Magazines | Vallei Business nummer 3 2018

ict | xperit

Blauwdruk van

processen maken

Figuurlijk gezien halen we het dak van een bedrijf af, bekijken hoe de informatiestromen door de orga-nisatie heen lopen en maken dan een blauwdruk van de processen, als werktekening voor de implemen-tatie van een ERP-systeem, zegt Lubbert van den Heuvel, directeur/partner bij Xperit Solutions. Daarmee beschrijft hij in een notendop de zorgvuldige werkwijze van de Barneveldse ICT-specialist. Tekst: Aart van der Haagen

Fotografie: Xperit

Een jaar geleden kwam uit een profiel van Xperit Solutions in Vallei Business dat deze dienstverlener op het gebied van enterprice resource planning niet slechts inzet op het optimaliseren van processen via softwareo-plossingen, maar daarbij ook echt terug gaat naar de basis. Van den Heuvel gaf toen aan: In het verleden lag de focus binnen onze branche en bij de klanten hoofdzakelijk op het verhogen van de efficiency. Echter, in onze beleving moet je eerst effectief worden en pas daarna meters gaan maken. Verzamel waardevolle data uit je processen, dan weet je hoe je ervoor staat met je bedrijf. Xperit Solutions werkt met standaard software-producten, met name Microsoft Dynamics NAV, waaraan het branchespecifieke add-ons toevoegt: een set van veelgebruikte functio-

naliteiten. Tot de doelgroep behoren techni-sche groothandels en productiebedrijven cq de maakindustrie, met enkele tot honderden medewerkers, in Nederland en met vestigin-gen daarbuiten. Een groot deel van onze consultants heeft een achtergrond bij een eindgebruiker in onze sector. Deze mensen kennen het klappen van de zweep, weten tegen welke problemen een klant aan loopt en wat ervoor nodig is om die op te lossen, meldde Van den Heuvel in het eerdere artikel.

Integraal systeem

Om een en ander tastbaar te maken, schetst sales consultant Ronald Evers een prak-tijkvoorbeeld, met in de hoofdrol de firma Tyro Remotes in Almelo, die radiografische afstandsbedieningen voor allerlei industriële

toepassingen ontwikkelt, bouwt en verkoopt. Een prachtig bedrijf, dat een gezonde groei heeft laten zien in de afgelopen jaren. In die periode nam het drie verschillende software-pakketten in gebruik, die niet op alle vlakken compatibel zijn. Om de onderneming toe-komstbestendig te maken, ging Tyro Remotes op zoek naar een integraal systeem om alle processen te beheren, alle data tot op de diepste niveaus inzichtelijk te krijgen en dat dan realtime. Ook uitbreiding van functiona-liteiten stond op het wensenlijstje, zoals het invoeren van ingangscontrole bij goederen en het geautomatiseerd terugmelden aan de verkoopafdeling dat een order gereed is. De Microsoft Dynamics NAV-software zal de gebruikers helpen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden door hen meer inzicht

Praktijkvoorbeeld ERP-implementatie door Xperit Solutions

Xperit | ict

in de systemen en rapporten te geven. Dat verkleint de kans op fouten en vergroot de efficiency, onder meer door uitgebreide mogelijkheden op het gebied van finance en een geautomatiseerde invoer en verwerking van orders en facturen. Alle gegevens komen samen in één systeem.

Dezelfde taal

Het voortraject tot het eventueel leveren en implementeren van ERP-software begint wat Xperit Solutions betreft met een ken-nismakingsgesprek. Voorop staat dat het wederzijds moet klikken, stelt Evers. We streven ernaar dat de klant ons als een ver-trouwenspartner beschouwt, maar we willen er ook zelf een goed gevoel bij hebben: dat de branche en de bedrijfscultuur bij ons passen. In de relatie met Tyro Remotes zat het over en weer meteen goed. We spreken dezelfde taal en delen de praktische inslag, de no-nonsensementaliteit. Samen zijn we aan de slag gegaan om de precieze wensen op tafel te krijgen en vast te leggen in een blauwdruk, samen met een beschrijving van hoe de software het bedrijf daarin kan ondersteunen. De kernvraag luidt: op welke wijze past Dynamics NAV bij Tyro en welke aanpassingen moet je per onderwerp dan wel per afdeling doen om het optimale eruit te halen? Dat vergt een heel intensief traject, waarin we de verschillende medewerkers interviewen en samen met hen de processen en de informatiestromen in de organisatie doorlichten.

Bestektekening

Van den Heuvel haakt daarop in: Vergelijk de blauwdruk met een bestektekening bij een aannemer. Daarna volgt een vertaalslag naar procedures, richten we het systeem in, converteren we de data en verzorgen we de bijbehorende opleiding, op basis van het train-de-trainerprincipe. Dat wil zeggen dat de kerngebruikers de eindgebruikers wegwijs maken in de software. Draait het systeem eenmaal, dan breekt de consolidatiefase aan, die gemiddeld twee à drie weken duurt. Daarin begeleiden we de gebruikers in het werken met de software in de dagelijkse praktijk. We vinden het belangrijk dat ze weten hoe zon systeem functioneert, wat er achter de schermen gebeurt, zodat ze bij een

onverhoopte kink in de kabel bepaalde han-delingen ook handmatig kunnen verrichten. Zodra dit allemaal goed op de rit staat, dra-gen we alles over aan onze supportafdeling, die altijd via telefoon en internet beschikbaar is voor directe ondersteuning. Vaak vindt later op detailniveau een optimalisatie van processen plaats, meestal wanneer de klant nieuwe wensen op tafel legt, bijvoorbeeld het scannen van inkoopfacturen en van barcodes in het magazijn. Bij een integraal systeem met een goed overzicht van alle informatiestromen in het bedrijf laten zulke aanvullende features zich over het algemeen relatief eenvoudig en begrijpelijk voor de gebruikers implementeren.

Gijsbert Oord, Tyro Remotes

We snappen elkaar heel snelVan meet af aan herkennen we ons in de organisatie Xperit, aldus Gijsbert Oord, marketing mana-ger bij Tyro Remotes. Eigenlijk zijn we heel gelijk aan elkaar, qua werkwijze: kleinschalig en met korte lijnen. Niet moeilijk doen, maar zeggen waar het op staat. We snappen elkaar heel snel. Aan de mensen van Xperit merken we duidelijk dat ze weten waarover ze praten. Wij richten ons op pro-ductie en groothandelsactiviteiten en daar ligt hun specialiteit. In de afgelopen jaren zijn wij aardig gegroeid en begonnen we tegen de tekorten in ons ERP-systeem aan te lopen. We maken klantspe-cifieke afstandsbedieningen, met bijvoorbeeld eigen logos, iconen, softwareconfiguratie en hard-ware-toevoegingen, waarbij we een snelle levering voorstaan. Dat kwam soms wel eens in het gedrang, doordat we niet inzichtelijk hadden welke mensen we op een bepaald moment konden inzetten en hoe het met de voorraad zat. Over de aanpak van Xperit zegt Oord: Waar andere par-tijen alleen een demo lieten zien, werkt dit bedrijf met een blauwdruk. De medewerkers vertellen eerst hoe ze de software zouden willen inrichten en wat voor effect dat geeft in onze organisatie. Dat neem je met elkaar door en dan ga je je processen aanpassen. Dat heeft best impact.

www.xperit.nl

ict | continue it

Directeur Jan van Hoorn van Continue IT (r) en Security Specialist Albert van Woudenberg

continue it | ict

Transparante tarieven, geen con-tractenBij Continue IT kan dat zonder onder-houdscontracten. Directeur Jan van Hoorn: Bij Continue IT kan een ontevreden klant dezelfde dag nog weg. We moeten dus wel zorgen dat iedere klant elke dag maximaal tevreden is. Bij ons betaal je alleen wat we daadwerkelijk leveren, en onze tarieven zijn marktconform en transparant.Veelal zeggen IT-aanbieders dat een con-tract voordeliger is, terwijl de maandelijkse kosten vaak fors zijn. Daarnaast worden

vaak extra kosten in rekening gebracht voor zaken die kennelijk buiten het contract vallen. Continue IT is vooraf duidelijk over alle kosten.

Heldere afsprakenVanzelfsprekend maakt Continue IT heldere afspraken met gegarandeerde response-

tijden.In vaktermen heet dit een SLA,dat staat voor Service Level Agreement. Bij ons is een overzichtelijk A4-tje in de meeste gevallen voldoende om de gemaakte afspra-ken vast te leggen. Je krijgt dus geen onbe-

grijpelijk document van vele paginas dik.

Bij Continue IT uit Voorthuizen kunnen MKB-bedrijven terecht voor levering, instal-latie, beheer en onderhoud en ondersteu-ning. Continue IT is partner van onder meer HP, Dell, Microsoft, Cisco en RoutIT.

Meer weten?Wil je meer weten over ons aanbod of wat onze klanten van ons vinden? Of wil je direct een vrijblijvende afspraak inplannen? Ga naar www.continue.it.

IT-beheer goed geregeld, ook zonder duur contract

Als mkb-bedrijf verwacht je dat je ICT gewoon werkt. Zo niet, dan stagneert de business. Dus als er eens iets mis gaat, wil je snel en goed geholpen worden door een deskundige. Het liefst door iemand die jou en je bedrijf persoonlijk kent. Nóg liever wil je problemen voorkomen, door je ICT-systemen te bewaken met de beste beveiligings- en monitoringoplossingen. Tot slot moet het allemaal betaalbaar zijn, zonder duur contract. Het team van Continue IT maakt zich hier dagelijks sterk voor.

Vallei Business nummer 3 2018

» FOV
» FOV
Lees volledige uitgave online