Een goede ondernemer houdt zichzelf op de hoogte van de succesfactoren en de knelpunten in zijn bedrijfsprocessen. Met het groeien van de zaak valt dat al snel niet meer 'op de achterkant van een sigarendoos' bij te houden. En dan? Dan komt Business Intelligence van Hillstar om de hoek kijken. Inzicht in de processen krijgen, verbanden leggen en dan positieve resultaten boeken, op alle niveaus.
tekst: aart van der haagen
Hillstar Business Intelligence in Veenendaal richt zich hoofdzakelijk op de handel, de retailsector en de industrie, met daarbinnen een sterke focus op het midden- en kleinbedrijf. "Hoe meer bewegingen en processen rondom producten, hoe gelukkiger wij worden," lacht Thomas van Buren, als één van de twee compagnons verantwoordelijk voor de inhoud en de operationele kant. De dienstverlening van Hillstar gaat zijn nut bewijzen op het moment - en dat komt meestal al gauw - dat de ondernemer niet meer alles in zijn hoofd weet bij te houden. "Je kunt natuurlijk zaken in Excel vastleggen of voor een sterke ERP-systeem als Microsoft Dynamics kiezen, maar dan beschik je alleen over cijfers en leg je nog geen verbanden. Wij maken de bedrijfsprocessen inzichtelijk op basis van de ingevoerde gegevens. Zo ziet de klant waar obstakels of juist kansen liggen en helpen wij hem daarop gericht actie te ondernemen."
Verkoop laten presteren
Feitelijk wordt het niet moeilijker dan dat, maar daarbij komt natuurlijk wel het een en ander kijken. Van Buren duikt dieper in de materie om een en ander tastbaarder te maken. "Hoe laat je de verkoop beter presteren? Op basis van de data kun je uitzoeken of er mogelijkheden liggen tot het verbeteren van de marges, bijvoorbeeld door anders in te kopen of meer efficiency in de productie en logistiek te brengen, waarmee je de kosten terugdringt. Dat klinkt logisch, maar je moet alle processen wél in kaart hebben en vervolgens koppelingen gaan maken, verbanden leggen. Wat voor koopgedrag vertonen je klanten? Wellicht verhoog je, mede op basis van ervaring in het verleden, je omzet door hen specifieke producten aan te bieden die op een bepaald moment in hun straatje passen. Op die manier kom je misschien ook wel van een partij dode voorraad af. Kansen liggen ook bij het verzamelen van gegevens uit de markt. Zit je in de retailsector en scoort een andere keten lokaal heel goed met een bepaald product tegen een bepaalde prijs, kijk dan eens naar de mogelijkheid om dit zelf in huis te halen, een actie op touw te zetten en de consumenten bij jou in de winkel te krijgen."
Risico's inperken
Slimmer zijn door het verzamelen, sorteren en combineren van gegevens, dat vormt de kern van Business Intelligence zoals Hillstar die aanbiedt. "Daarbij draait het in belangrijke mate om het wegnemen van knelpunten en het bij de bron aanpakken van potentiële risico's," stelt Van Buren. "Als je weet dat je ene vertegenwoordiger acht orders op tien offertes scoort en de andere honderd offertes uitschrijft om hetzelfde aantal orders binnen te halen, kun je daar gericht op sturen. Leg je in je winkel het aantal regels per kassabon vast, dan zie je precies bij welke medewerker de klanten regelmatig extra dingen kopen en bij wie dat heel beperkt blijft. Indien je meerdere zaken bezit, levert het waardevolle informatie op om die op detailniveau met elkaar te vergelijken. Met een zuiver en compleet beeld van je logistiek kom er je misschien wel achter dat je het aantal transportstromen drastisch terugdringt door anders te plannen. Staan bepaalde machines teveel stil, liggen er dan mogelijkheden om productieseries te combineren? Risico's inperken doe je onder meer door vaste patronen in te voeren en je software alarm te laten slaan bij afwijkingen, bijvoorbeeld het ineens oplopen van een betaaltijd bij een debiteur. Dan hoef je niet zelf het gedrag van al je klanten in de gaten te houden en ben je in de gelegenheid om gericht te sturen op problemen, vaak al in een vroeg stadium. Leg je per klant de frequentie en de omvang van bestellingen vast, dan kun je een melding laten instellen wanneer dat ineens stopt en contact opnemen. Wanneer je vroegtijdig hoort dat hij bij een andere leverancier heeft gekocht om een bepaalde reden, lukt het wellicht makkelijker om hem terug te winnen."
Zichzelf terugverdienen
De naam Microsoft Dynamics viel al even. "Voor dat systeem hebben wij een standaardoplossing die binnen korte tijd draait, maar per klant ontwikkelen we zelf software om specifieke informatie vast te leggen en de gewenste processen inzichtelijk te maken. Bij voorkeur met een - feitelijk onmisbare - koppeling tussen de verschillende afdelingen," vertelt Van Buren. "Onze programmeurs voeren alle codes in en leggen de juiste verbindingen op basis van de briefing die onze accountmanagers hen geven. De mensen in het veld beschikken over een bedrijfskundige en logistieke achtergrond op HBO-niveau en kunnen zich daardoor niet alleen inleven in de bedrijfsprocessen bij klanten, maar hen ook daadwerkelijke oplossingen voorstellen. Hoewel wij tot de ICT-sector behoren, schurken we qua buitendienst meer tegen accountancy en een adviesbureau aan. Samen met de klant monitoren we telkens wanneer nodig zijn processen en stemmen zijn systeem met alle data en koppelingen daarop af. Vaak begint het met één afdeling. Zodra we daar gezamenlijk resultaten boeken, neemt het enthousiasme zodanig toe dat er meer vragen volgen, om ook andere processen en divisies in kaart te brengen. Zonder voorbehoud durf ik te stellen dat onze Business Intelligence-oplossingen zichzelf ruimschoots terugverdienen en in de meeste gevallen de ondernemer veel geld en/of besparingen zullen opleveren. Wie is daar ongevoelig voor?"
www.hillstar.nl
De dienstverlening van Hillstar gaat zijn nut bewijzen op het moment - en dat komt meestal al gauw - dat de ondernemer niet meer alles in zijn hoofd weet bij te houden.
"Hoewel wij tot de ICT-sector behoren, schurken we qua buitendienst meer tegen accountancy en een adviesbureau aan."
